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Aus- und Fortbildungskosten sowie deren Rückerstattung in der Lohnverrechnung

Lexis Briefings Personalrecht, Posch/Haas, Stand Juli 2026 (lb-ent-11).

Zusammenfassung

Aus- und Fortbildung im betrieblichen Interesse = abgabenfrei: Beträge, die der Arbeitgeber im überwiegenden betrieblichen Interesse für die Aus- und Fortbildung des Arbeitnehmers aufwendet, sind keine Einkünfte aus unselbständiger Arbeit (§ 26 Z 3 EStG), kein SV-Entgelt (§ 49 Abs 3 Z 23 ASVG) und kein lohnnebenkostenpflichtiges Entgelt (DB, DZ, KommSt folgen über ihren Entgeltbegriff; eine dem EStG-Werbungskosten-Abzug vergleichbare Regelung enthalten FLAG, Wirtschaftskammergesetz und KommStG nicht) — bei SV-Freiheit lösen die Aufwände auch keine BV-Kassen-Beiträge aus. Nicht begünstigt: Führerschein-Kostenersätze Gruppe A/B (primäres Interesse des AN) und an Lehrlinge bezahlte Arbeitslöhne (steuerpflichtig).
Rückersatzvereinbarung (§ 2d AVRAG): Der Arbeitgeber kann bei vorzeitiger Beendigung des Dienstverhältnisses die Kosten einer überbetrieblich verwertbaren Ausbildung zurückfordern. Der OGH (9 ObA 131/15b) wendet § 2d AVRAG nicht auf Fortbildungen an (zB Tagesseminare), weil sie nur den vorhandenen Ausbildungsstand halten → für Fortbildungen keine wirksame Rückersatzvereinbarung.
§ 11b AVRAG (ab 28. 3. 2024): Pflicht des Arbeitgebers zu Kostentragung und Arbeitszeitanrechnung bei Aus-/Weiter-/Fortbildungen, die aus Gesetz, Verordnung, KV, BV oder Dienstvertrag Voraussetzung der Tätigkeit sind. Nach der BMAW-Information (September 2024) betreffen diese Pflichten das aufrechte Dienstverhältnis und stehen einem Rückersatz nach § 2d AVRAG nicht entgegen.
Rechnungsgrenzen: Rückersatzforderungen dürfen nur bis zum Existenzminimum aufgerechnet werden (sonst Lohndumping-Risiko); Lohnnebenkosten dürfen nicht pauschaliert (zB 30 %) zurückgefordert werden (OGH 8 ObA 70/09s), sondern nur tatsächlich entstandene — fortgezahltes Bruttoentgelt inkl. aliquotem SZ-Anteil und Lohnnebenkosten (Beispiel: € 3.021,17 Monatsgesamtkosten / 173 × 8 Stunden = € 139,71 für 8 Weiterbildungsstunden; LNK-Beispielwerte 2025: DG-SV 20,98 %, BV 1,53 %, DB 3,7 %, DZ Stmk 0,34 %, KommSt 3 % → 29,55 % laufend / 29,05 % SZ).
Lohnsteuer der Rückzahlung: Die Rückzahlung ist gem § 16 Abs 2 EStG lohnsteuermindernde Werbungskosten (LStR 2002 Rz 319): im aufrechten Dienstverhältnis reduziert der rückzuzahlende Bruttobetrag direkt die LSt-Bemessungsgrundlage des laufenden Arbeitslohns (Quellbeispiel: € 3.000 brutto, SV 18,07 %, Rückersatz € 800 in der April-Abrechnung → LSt-BG sinkt von € 2.457,90 auf € 1.657,90; Auszahlungsbetrag netto € 1.580,70). Nach Beendigung des Dienstverhältnisses ist die Berücksichtigung nur in der Veranlagung möglich; in beiden Fällen ohne Anrechnung auf das Werbungskostenpauschale.
SV und Lohnnebenkosten: Die Rückzahlung hat keine Auswirkung — keine Verkürzung der Pflichtversicherung, keine Verminderung der Beitragsgrundlagen (SV und DB/DZ/KommSt); Beispiel des Quelltexts: LNK bleiben trotz € 500-Rückersatz bei € 591 (SV-Beispiel 2023: 16,12 % wegen AlV-Reduktion um 2 %).
Umsatzsteuer (BMF, Anfragebeantwortung Mai 2025): Der Ausbildungskostenrückersatz ist ein nicht steuerbarer Schadenersatz (Rz 9f UStR 2000) — keine eigene USt des Arbeitgebers (Abkehr von der früheren Leistungsaustausch-Ansicht: OLG Linz 11 Ra 16/20g, OGH 8 ObA 77/20m). Die vom Bildungsinstitut dem nicht vorsteuerabzugsberechtigten Arbeitgeber in Rechnung gestellte „fremde“ USt darf an den Arbeitnehmer weiterverrechnet werden und kann Bestandteil des Rückersatzes sein.
Übernahme von Rückzahlungspflichten gegenüber einem früheren Arbeitgeber: abgabenfrei nur bei betrieblichem Interesse + nicht nur Lehr-/Anlernausbildung + Nachweis der tatsächlich getragenen Kosten + Erklärung, dass keine Geltendmachung als Werbungskosten (auch künftig nicht) + Prüfung, dass der Vorarbeitgeber die Rückzahlung nicht bereits als Werbungskosten berücksichtigt hat; Nachweise (Zeugnis, Vereinbarung, Gehaltszettel, Bestätigung) zum Personalakt. Wurde die Rückzahlung beim Vorarbeitgeber bereits als WK-Abzug behandelt, ist eine nochmalige steuerfreie/abzugsfähige Behandlung ausgeschlossen (Finanzbehörde: lohnnebenkostenpflichtig); SV-seitig bleibt die Zahlung nach § 49 Abs 3 Z 23 ASVG beitragsfrei (Rechtsprechung bleibt abzuwarten).

Kernwerte & Fristen (Stand 2026-07)

Wert / Regel	Detail
§ 26 Z 3 EStG	Aus-/Fortbildungsaufwand im überwiegend betrieblichen Interesse: abgabenfrei (keine Lohnsteuer, § 49 Abs 3 Z 23 ASVG: kein SV-Entgelt, keine LNK, kein BV-Beitrag)
Rückersatzbasis	tatsächlich aufgewendete Kosten: Kurskosten, notwendige Reisekosten, fortgezahltes Bruttoentgelt + aliquoter SZ-Anteil + tatsächlich entstandene LNK (keine Pauschale)
173	Monatsstunden-Teiler im Quellbeispiel für den Entgelt-Rückersatz (€ 3.021,17 / 173 × 8 = € 139,71)
LNK-Beispielwerte (2025)	DG-SV 20,98 % · BV 1,53 % · DB 3,7 % · DZ Stmk 0,34 % · KommSt 3 % → 29,55 % laufend / 29,05 % SZ
§ 16 Abs 2 EStG	Rückzahlung = lohnsteuermindernde Werbungskosten; bei aufrechtem DV Reduktion der laufenden LSt-BG, nach Beendigung nur Veranlagung; keine Anrechnung auf das WK-Pauschale
SV/LNK	Rückzahlung ohne jede Auswirkung auf BG und Pflichtversicherung
§ 11b AVRAG	ab 28. 3. 2024 — Kostentragung/Arbeitszeitanrechnung im aufrechten DV (BMAW-Info 9/2024)
Existenzminimum	Aufrechnungsgrenze des Rückersatzes (Lohndumping-Risiko)
USt	Rückersatz = nicht steuerbarer Schadenersatz (BMF Mai 2025, Rz 9f UStR 2000)

Rechtsgrundlagen

§ 26 Z 3 EStG (keine Einkünfte aus nsA) und § 16 Abs 2 EStG (Werbungskosten-Abzug bei Rückzahlung von Arbeitslohn), § 49 Abs 3 Z 23 ASVG (betriebliche Ausbildung kein Entgelt) — ausdrücklich zitiert.
§ 2d AVRAG (Ausbildungskostenrückersatz; OGH 9 ObA 131/15b: Fortbildungen ausgenommen) und § 11b AVRAG (Kostentragung im aufrechten DV ab 28. 3. 2024; BMAW-Information September 2024).
FLAG (DB-Rechtsgrundlage), Wirtschaftskammergesetz (DZ), Kommunalsteuergesetz: keine dem § 26 Z 3 EStG vergleichbare Begünstigungsregel — die Freistellung ist dort systemschlüssig über den Entgeltbegriff gelöst.
Rz 9f UStR 2000 (Schadenersatz, BMF-Anfragebeantwortung Mai 2025) iVm OLG Linz 11 Ra 16/20g und OGH 8 ObA 77/20m (frühere Ansicht); LStR 2002 Rz 319 (WK-Abzug) und Rz 696 f. (Übernahme von Kosten des Vordienstgebers).
⚠ Die Beispielsätze des Quelltexts (SV 18,07 %/16,12 %, LNK 2025) sind Rechenbeispiele mit historischen Ständen — für die Umsetzung gelten die aktuellen Jahreswerte (SV-Werte/DB/DZ), nie diese Beispielzahlen.

Payroll-Relevanz (Odoo)

Abzugslogik mit Zielsteuerung: Der Rückersatzabzug wirkt nur auf den Lohnsteuer-Zweig (LSt-BG-Minderung nach § 16 Abs 2), nicht auf SV-Beitragsgrundlage, nicht auf DB/DZ/KommSt und nicht auf die BV-Bemessungsgrundlage — in der Regelkette braucht es deshalb eine eigene Abzugskategorie, die zwischen SV-Abzug und Tarifberechnung eingreift (Reihenfolge beachten), und das Auszahlungs-Netto um den Betrag mindert.
Endabrechnungsszenario: Rückersatz typischerweise im letzten Lohnzahlungszeitraum; Beispielrechnungen des Quelltexts als Rechenfall-Tests nutzen (LSt-BG-Reduktion bei unveränderter SV-BG und LNK-Basis).
Vereinbarungsdaten: Aliquotierungs-/Rückersatzmodelle (zB 1/36 je Monat im Quellbeispiel), Höchstbeträge und Fälligkeitsregeln je Dienstverhältnis führen (→ lb-ent-03 Einzelvereinbarung; Verjährung/ Verfall der Ansprüche → lb-ent-05). Die Abzugsmechanik in der Abrechnung ähnelt der Rückzahlung von Arbeitgeberdarlehen/Vorschüssen (→ lb-sac-13), wirkt aber lohnsteuerlich statt als reine Netto-Verrechnung.
USt ist Finanzbuchhaltungsthema (Schadenersatz, Rz 9f UStR 2000) — kein Odoo-Payroll-Regelinhalt.

Verweise

KB-intern: lb-ent-03 (Entgelt – Einzelvereinbarung: Rückzahlungsklauseln im Dienstvertrag) · lb-ent-05 (Entgelt – Verjährung und Verfall der Ansprüche) · lb-sac-13 (Sachbezug – Gehaltsvorschuss und Arbeitgeberdarlehen: verwandte Abzugs-/Rückzahlungsmechanik)
Projekt: personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Privat.md (✅ §-67-Regime; § 16-Tarifkette; BMSVG-Entgeltbegriff Abschnitt 8).
Hinweis: Der Quelltext verweist („siehe dazu im Detail unter: Ausbildungskostenrückersatz“) auf ein Lexis360-Briefing dieses Titels — mit Batch 8 im Korpus (lb-end-26; Stand 2025-06) und als cross_ref aufgenommen; Export-Footer („Page n“, „Erstellt von …“) ignoriert.

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