Files

T

fegger 25eb285160 Initialimport: Wissensbasis Layer 2 (601 kuratierte Einträge)

571 Lexis-Briefings (lb-*) + 30 WIKU-Publikationen (wk-*) in 69 Clustern,
Frontmatter-Schema als Single Source of Truth; kb.json + INDEX.md generiert.
.gitignore für lizenzierte/lokale Corpora (.lexis360, .wiku, .firecrawl, .ris)
sowie künftige RAG-Artefakte (data/).

2026-09-14 16:34:07 +02:00

11 KiB

Raw Blame History

id, batch, title, work, chapter, topic, author, stand, source, legal_bases, tags, cross_refs

batch

title

work

chapter

topic

author

stand

source

legal_bases

Daten bei Ende des Arbeitsverhältnisses

Lexis Briefings Personalrecht, Silbernagl, Stand August 2026 (lb-mel-01).

Zusammenfassung

Kein automatisches Erlöschen der Datenschutz-Pflichten: Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses bleiben die Pflichten zum Umgang, zur Speicherung und zur Löschung von Arbeitnehmerdaten bestehen. Angesichts möglicher Schadenersatzansprüche nach Art 82 DSGVO empfiehlt die Quelle ein Löschkonzept, das sich an den gesetzlichen Fristen orientiert.
Löschung hat Vorrang: auf Verlangen des Arbeitnehmers und aus dem Gebot der Datenminimierung (Art 5 Abs 1 DSGVO) — zB wenn die Daten für die Zwecke nicht mehr benötigt werden, die Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung widersprochen wurde, die Daten einwilligungslos verarbeitet würden oder die Löschung zur Erfüllung einer national- oder europarechtlichen Verpflichtung notwendig ist.
Weiterverarbeitung nur mit Rechtfertigungsgrund nach Art 17 Abs 3 DSGVO (Meinungsäußerung, rechtliche Verpflichtung/öffentliches Interesse, Gesundheitsbereich, wissenschaftliche/historische/statistische/archivalische Zwecke, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).
Aufbewahrungsfristen begrenzen die Löschung: insbesondere BAO (Bücher/Belege, absolute Verjährung), SV-rechtliche Unterlagen, Arbeitnehmerschutz- und Jugendschutzaufzeichnungen, UGB-Geschäftsbriefe, Haftung beim Betriebsübergang sowie Hinweisgeber-Daten (Detailwerte in der Tabelle).
Verjährung als Löschgrenze: kurze Verjährung 3 Jahre (insb Entgelt- und Auslagenersatzforderungen der Arbeitnehmer sowie Vorschüsse des Arbeitgebers), normale Verjährung 30 Jahre; auch Bereicherungsansprüche und mit List erschlichene Leistungen verjähren erst nach 30 Jahren. Bei der Dienstzeugnis-Ausgabe sind 30 Jahre unproblematisch, weil die Beschäftigungsdauer über den (ordentlich gemeldeten) Versicherungsdatenauszug rekonstruierbar ist.
Verteidigungsinteressen: Der Arbeitgeber darf sich durch Löschungen nicht seines Verteidigungsrechts in Zivil- oder Strafverfahren berauben; die DSGVO soll Vertragspartner nicht in „Beweisnot" versetzen. Ein vertraglicher Herausgabeanspruch nach § 304 Abs 1 Z 2 ZPO änderte an den Beweislastregeln nichts. Die bisherigen kurzen DSB-Fristen werden in der Quelle als sehr kritisch gesehen, da sie teils gegen andere gesetzliche Pflichten verstoßen ⚠.
Klagbarer Löschungsanspruch: Ein Löschungsanspruch nach der DSGVO ist vor den Zivilgerichten durchsetzbar; spätestens nach Übermittlung der Daten an Gericht/Behörde kann gleichwohl Löschung geboten sein (in der Quelle genannte Judikatur: 6 Ob 131/18k).
E-Mail-Accounts: Bei ausschließlich betrieblichem Account hat der Arbeitgeber vollen Zugriff und Löschungsbefugnis (bei Betriebs- oder Einzelvereinbarung), private Daten sind zu anonymisieren; bei betrieblichem Account mit Privatnutzung sind klare Grenzen zu vereinbaren. Privatnachrichten darf der Arbeitgeber nicht lesen; ein gänzliches Privatnutzungsverbot ist unzulässig. Überwachung nur über Kontrollverdichtung anlassbezogen, keine voraussetzungslose Gesamtüberwachung. Praxisweg: private E-Mails für den Arbeitnehmer speichern lassen, auf Verlangen „automatic reply" über das Ausscheiden einrichten.
Nachwirkende Geheimhaltung: Gesetzliche und vertragliche Verschwiegenheitspflichten laufen grundsätzlich mit dem Arbeitsverhältnis aus; über das Ende hinaus gilt nur, was per Geheimhaltungsvereinbarung vereinbart wurde — bewusst empfohlen auch als Klausel in einer einvernehmlichen Auflösung (→ lb-bnd-13). Verstöße während des aufrechten Verhältnisses können eine Entlassung rechtfertigen (§ 27 Abs 1 AngG, § 82 lit e GewO — Quelle zitiert „GewO 1859"); zusätzlich drohen straf- und schadenersatzrechtliche Folgen nach dem UWG. Organisatorisch ist sicherzustellen, dass ausgeschiedene Arbeitnehmer auf digitale Arbeitsmittel (zB Kundendateien) keinen Zugriff mehr haben (in der Quelle zitiert: OGH 4 Ob 195/24s).

Kernwerte & Fristen (Stand 2026-08)

Wert / Regel	Detail
GlBG/BEinstG-Klagsfrist	6 Monate (§ 15 Abs 1 GlBG bzw § 29 Abs 1 GlBG oder § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG); für Belästigungsansprüche 1 Jahr, für Ersatz wegen diskriminierender Schlechterstellung beim Entgelt, bei freiwilligen Sozialleistungen, Schulungs-/Weiterbildungsmaßnahmen und sonstigen Arbeitsbedingungen 3 Jahre (Stand 2026-08) ✅
Steuerliche Aufbewahrung	Bücher, Aufzeichnungen, Belege, Geschäftspapiere im Original 7 Jahre (§ 132 BAO); absolute Verjährung der Steuer nach 10 Jahren (§ 207 BAO) (Stand 2026-08) ✅
Lenkzeitaufzeichnungen	2 Jahre aufzubewahren (§ 17b AZG) (Stand 2026-08) ✅
SV-Unterlagen	5 Jahre ab Fälligkeit empfohlen; Verjährungsfrist bei schuldhafter Meldepflichtverletzung 5 Jahre (§ 68 ASVG) (Stand 2026-08) ✅
Arbeitsunfall-Aufzeichnungen	Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle 5 Jahre (§ 16 ASchG) (Stand 2026-08) ✅
Jugendlichenverzeichnis	2 Jahre aufzubewahren (§ 26 KJBG) (Stand 2026-08) ✅
Geschäftsbriefe	im geordneten Zustand 7 Jahre aufzubewahren, im Fall eines behördlichen Verfahrens darüber hinaus (§ 212 UGB) (Stand 2026-08) ✅
Haftung bei Betriebsübergang	für Abfertigungsansprüche und Betriebspensionen 5 Jahre (§ 6 Abs 2 AVRAG) (Stand 2026-08) ✅
Hinweis-Bearbeitung	personenbezogene Daten für die Bearbeitung eines Hinweises 5 Jahre aufzubewahren (§ 8 Abs 11 HinweisgeberInnenschutzgesetz) (Stand 2026-08) ✅
Zivilrechtliche Verjährung	kurze Verjährung 3 Jahre (Entgelt, Auslagenersatz, Arbeitgeber-Vorschüsse); normale/lange Verjährung 30 Jahre; Bereicherungsrecht bzw mit List erschlichene Leistungen 30 Jahre (Stand 2026-08) ✅
Dienstzeugnis	30 Jahre Aufbewahrung unproblematisch — Rekonstruktion der Beschäftigungsdauer über den ordentlich gemeldeten Versicherungsdatenauszug (Stand 2026-08) ✅
Löschkonzept	an gesetzlichen Fristen orientiert; DSB-Entscheidungen zu Aufbewahrungspflichten iSd DSGVO liegen laut Quelle noch nicht vor; bisherige kurze DSB-Fristen sehr kritisch ⚠ (Stand 2026-08)
E-Mail-Account (ausschließlich betrieblich)	voller Zugriff und Löschungsbefugnis bei Betriebs-/Einzelvereinbarung; Anonymisierung privater Daten erforderlich (Stand 2026-08) ✅
E-Mail-Account (mit Privatnutzung)	Vorgehensweise wie beim betrieblichen Account; Privatnutzung mit klaren, zulässigen Grenzen vereinbaren; Anlassüberwachung über Kontrollverdichtung (Stand 2026-08) ✅

Rechtsgrundlagen

Art 5 Abs 1 DSGVO (Datenminimierung), Art 17 Abs 3 DSGVO (Rechtfertigungsgründe für Weiterverarbeitung trotz Löschungsanspruchs), Art 82 DSGVO (Schadenersatz) — ausdrücklich zitiert ✅
§ 15 Abs 1 GlBG, § 29 Abs 1 GlBG, § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG (Klagsfristen) — zitiert ✅
§ 132 BAO (7 Jahre Aufbewahrung) und § 207 BAO (10 Jahre absolute Verjährung) — zitiert ✅
§ 17b AZG (Lenkzeitaufzeichnungen), § 68 ASVG (SV-Unterlagen), § 16 ASchG (Arbeitsunfall-Aufzeichnungen), § 26 KJBG (Jugendlichenverzeichnis) — zitiert ✅
§ 212 UGB (Geschäftsbriefe), § 6 Abs 2 AVRAG (Haftung Betriebsübergang), § 8 Abs 11 HinweisgeberInnenschutzgesetz (Hinweis-Daten) — zitiert ✅
§ 304 Abs 1 Z 2 ZPO (vertraglicher Herausgabeanspruch) — zitiert ✅
§ 27 Abs 1 AngG und § 82 lit e GewO (Entlassungsgründe; Quelle nennt die GewO mit Jahrgang „1859") — zitiert ✅
UWG (straf- und schadenersatzrechtliche Folgen von Verschwiegenheitsverstößen) — genannt, ohne §-Angabe ✅
Quelle zitiert OGH 6 Ob 131/18k (Löschungsanspruch vor Zivilgerichten) und OGH 4 Ob 195/24s (Zugriff ausgeschiedener Arbeitnehmer auf digitale Arbeitsmittel) ✅

Payroll-Relevanz (Odoo)

Aufbewahrungs-/Löschfristen im Datenmodell: je Datentyp konfigurierbare Retention führen (Lohnkonto/Belege 7 Jahre BAO, SV-Unterlagen 5 Jahre, Arbeitsunfall 5 Jahre, Zeiterfassung/Lenkzeit 2 Jahre) — als Felder/Regeln am Mitarbeiter- und Abrechnungsdatensatz, nicht als Hardcode; Löschkonzept als periodischer Job andenkbar (Hinweis, keine Spec).
Offboarding-Workflow: Schlussabrechnung, Abmeldung zum Ende (→ lb-bso-01) und datenschutzseitige Nachverwaltung (Löschanträge, Evidenzhaltung, Account-Deprovisioning, „automatic reply") als Checkliste im Beendigungsprozess (hr.contract-Statusübergänge).
E-Mail-/IT-Konten: Deaktivierung von Zugriffen (Systemrechte, mobile Geräte) mit dokumentiertem Zeitpunkt; Geheimhaltungsvereinbarung als Dokumenttyp am Vertrag (hr.contract/Dokumentenablage).
Beweissicherung: Abrechnungsunterlagen innerhalb der Verjährungs-/Aufbewahrungsfristen auch nach Beendigung abfragbar halten; Export-/Archivfunktion für ausgeschiedene Mitarbeiter ohne aktive Konten.
Kein SV-/Lohnsteuer-Spezifikum im Sinne von Beitragsparametern; das Briefing regelt die datenschutzrechtliche Nachphase der Beendigung.

Verweise

KB-intern: lb-bnd-13 (Einvernehmliche Lösung — Aufnahme einer Geheimhaltungsklausel) · lb-bso-01 (Abmeldung Sozialversicherung) · lb-bso-04 (Dienstzeugnis) · lb-mel-02 (Daten im Arbeitsverhältnis) · lb-mel-03 (Daten im Bewerbungsverfahren)
Projekt: personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Privat.md (DSGVO-/BSchG-Umfeld, Aufbewahrungspraxis)
Hinweis: Der Quellverweis „Geheimhaltung im Dienstverhältnis" ist im KB-Bestand nicht als eigenes Briefing vorhanden — Stelle bleibt als unvollständige Verweisstelle der Quelle dokumentiert ⚠.

11 KiB Raw Blame History