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| lb-rei-06 | 3 | Fahrtkostenvergütungen - Kilometergeld | Lexis Briefings Personalrecht | Entgelt: Anspruch & Abrechnung | reisekosten | Winkler/Patka | 2026-01 |
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Fahrtkostenvergütungen – Kilometergeld
Lexis Briefings Personalrecht, Winkler/Patka, Stand Jänner 2026 (lb-rei-06).
Zusammenfassung
- Grundsatz: Verwendet der Arbeitnehmer anlässlich einer Dienstreise/Dienstfahrt ein Fahrzeug, dessen Kosten er trägt, sind Vergütungen bis zur Höhe des amtlichen Kilometergeldes bei Nachweis (Reisekostenabrechnung, Fahrtenbuch) abgabenfrei. Höhere Sätze oder Zahlungen ohne Nachweis: der übersteigende Teil ist abgabenpflichtiger Arbeitslohn (laufender Bezug, erhöht das Jahressechstel, in die Arbeitnehmerveranlagung einzubeziehen).
- Voraussetzungen: (1) dienstlich veranlasste Fahrt — nicht die Strecke Wohnung–Arbeitsstätte (→ lb-rei-07); (2) Begrenzung auf 30.000 km/Kalenderjahr bzw. € 12.600,-/Kalenderjahr bei geringerem Kilometergeld; (3) der Arbeitnehmer trägt die Fahrzeugkosten — ein eigenes Fahrzeug ist nicht erforderlich (auch Pkw des Partners, der Eltern, von Freunden); (4) Fahrtenbuch oder gleichwertige Aufzeichnungen.
- Unabhängig vom Taggeld: Die Kilometergeld-Abgabenfreiheit besteht grundsätzlich unabhängig vom Taggeld-Anspruch (z. B. auch nach abgelaufener 5-Tage-Anlaufphase im Einsatzgebiet); auch lohngestaltende Vorschriften spielen abgabenrechtlich keine Rolle — sieht der Kollektivvertrag z. B. nur die Vergütung der Kosten öffentlicher Verkehrsmittel vor, kann der Arbeitgeber gleichwohl das amtliche Kilometergeld für die dienstlich gefahrenen Kilometer abgabenfrei auszahlen.
- Amtliches Kilometergeld ist in der Reisegebührenvorschrift (RGV) geregelt (unmittelbar nur für Bundesbedienstete; viele Kollektivverträge übernehmen die Sätze). Die arbeitsrechtliche Anspruchsgrundlage ist nicht die steuerliche Begrenzung nach § 26 Z 4 lit a EStG.
- 30.000-km-Grenze: gilt pro Arbeitnehmer, umfasst auch die abgabenfreien Kilometergelder für Familienheimfahrten (→ lb-rei-04) und kann nicht durch mehrere Fahrzeuge „ausgehebelt" werden; alle Verkehrsmittel des Arbeitnehmers (Pkw, Motorrad, Fahrrad) sind zusammenzurechnen; Mitfahrerzuschläge erhöhen den Grenzbetrag € 12.600,- nicht; zusätzlich zu den € 12.600,- bleibt nur das Fußgänger-Kilometergeld steuerfrei.
- Limitierte (pauschalierte) Kilometergelder sind zulässig, wenn jährlich exakt abgerechnet, der nicht ausgeschöpfte Jahresbetrag zurückgezahlt und ein ordentliches Fahrtenbuch vorgelegt wird — ohne jährliche Abrechnung abgabenpflichtig.
- Parkgebühren höher als Kilometergeld: Ersatz der höheren Parkgebühren anstelle des Kilometergeldes abgabenfrei, aber für einen längeren Zeitraum (Kalenderjahr); kein Wechsel je einzelner Dienstreise.
- Fahrtenbuch: übersichtlich, korrekt und zeitnah (längstens eine Woche nach der Fahrt); die Anforderungen steigen mit der Zahl der dienstlichen Kilometer. Ein Excel-Fahrtenbuch ist formell nicht ordnungsgemäß (nachträgliche Änderungen möglich), kann inhaltlich aber anerkannt werden (UFS Innsbruck RV/0676-I/06).
- Arbeitsrechtlicher Hinweis: Bei einem Unfall mit dem Privat-Pkw auf einer Dienstfahrt trifft den Arbeitgeber grundsätzlich eine verschuldensunabhängige Risikohaftung.
Kernwerte & Fristen (Stand 2026-01)
| Amtliches Kilometergeld (RGV) | 1. 7. 2008–31. 12. 2024 | ab 1. 1. 2025 | ab 1. 7. 2025 |
|---|---|---|---|
| Pkw und Kombi | € 0,42 | € 0,50 | € 0,50 |
| Mitreisender (nur dienstlich notwendige Mitbeförderung) | € 0,05 | € 0,15 | € 0,15 |
| Motorräder bis 250 cm³ | € 0,24 | € 0,50 | € 0,25 |
| Motorräder über 250 cm³ | € 0,24 | € 0,50 | € 0,25 |
| Fußgänger/Fahrradfahrer mit eigenem Fahrrad/E-Bike, erste 5 km | € 0,38 | € 0,50 | € 0,25 |
| Fußgänger/Fahrradfahrer mit eigenem Fahrrad/E-Bike, ab 6. km | € 0,38 | € 0,50 | € 0,25 |
| Fahrradfahrer mit Dienstfahrrad | kein Kilometergeld | kein Kilometergeld | kein Kilometergeld |
| Wert / Regel | Detail |
|---|---|
| Km-Obergrenze amtliches Kilometergeld | 30.000 km pro Kalenderjahr (inkl. Familienheimfahrten), alle Verkehrsmittel zusammen |
| Grenzbetrag bei geringerem Kilometergeld | € 12.600,-/Kalenderjahr; ab Überschreiten abgabenpflichtig; Mitfahrerzuschläge erhöhen ihn nicht |
| Fahrtenbuch-Frist | zeitnah, längstens 1 Woche nach der Fahrt |
| Abgedeckt vom Kilometergeld | Treibstoff, AfA, Service/Reparatur, Ausrüstung, Steuern/Gebühren, Versicherungen, Klub-Beiträge (ARBÖ, ÖAMTC), Finanzierung, Park-/Maut-/Vignettenkosten, Navigationsgerät |
| Sätze-Anhebung | per 1. 1. 2025 durch RGV-Änderung (§§ 10, 77 Abs 45 RGV); Anpassung/Vereinheitlichung per 1. 7. 2025 |
Rechtsgrundlagen
- § 26 Z 4 lit a EStG (steuerliche Begrenzung der Kilometergelder auf die Bundesbediensteten-Sätze) — ausdrücklich zitiert.
- Reisegebührenvorschrift (RGV), insbesondere §§ 10, 77 Abs 45 RGV (Sätze, Anhebung per 1. 1. 2025).
- LStR 2002 (Rz 712a, 712b, 712c, 290) und VwGH/UFS-Judikatur zum Nachweis — Detailwerte vor Implementierung am RIS verifizieren (⚠).
Payroll-Relevanz (Odoo)
- Kilometergeld-Sätze sind klassische
hr.rule.parameter-Kandidaten: versionierte Werte je Fahrzeugkategorie mit Gültigkeitszeiträumen (1. 7. 2008 / 1. 1. 2025 / 1. 7. 2025) — die 1. 7. 2025-Senkung bei Motorrad/Fahrrad zeigt, dass Sätze auch sinken können; Abrechnung braucht den stichtagsrichtigen Satz je Reisetag. - Jahres-Zähler je Arbeitnehmer über alle Vergütungsarten (Dienstreisen + Familienheimfahrten, alle Verkehrsmittel) für die 30.000-km-Grenze und den € 12.600,-Grenzbetrag; Überschreitung → Split in abgabenfreien und laufenden Bezug, Jahressechstel-Erhöhung.
- Nachweis-Datenmodell: Fahrtenbuch/Reisekostenabrechnung als Eingabequelle (hr.expense); Fahrtdatum, Strecke, Fahrzeugkategorie je Belegposition; „Fahrradfahrer mit Dienstfahrrad" muss als Kategorie ohne Vergütung abbildbar sein.
- Kein SV-Beitrag, keine Lohnnebenkosten auf dem abgabenfreien Teil; der übersteigende Teil läuft als normaler Bezug durch alle Beitragsgruppen (vgl. lb-rei-09).
Verweise
- KB-intern: lb-rei-04 (Familienheimfahrten innerhalb der 30.000-km-Grenze) · lb-rei-05 (öffentliche Verkehrsmittel als Alternative) · lb-rei-07 (Dienstreise vs. Fahrt Wohnung–Arbeitsstätte) · lb-rei-09 (Überblick).
- Projekt:
personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Bgld.md(Dienstreisen beim GemBG-Regime: Landesreisegebühren, § 90 sinngemäß LBBG 2001). - Hinweis: Das Briefing verweist auf Beispiele und eine Checkliste zum Fahrtenbuch, die nicht Teil des Exports sind — nicht rekonstruiert.