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| lb-zer-02 | 5 | Formen der Zeiterfassung | Lexis Briefings Personalrecht | Arbeitszeit | zeiterfassung | Thöny-Maier | 2026-07 |
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Formen der Zeiterfassung
Lexis Briefings Personalrecht, Thöny-Maier, Stand Juli 2026 (lb-zer-02).
Zusammenfassung
- Erfassungsformen: Arbeitszeiten sind schriftlich mit der Uhrzeit des Beginns und des Endes zu erfassen — handschriftlich oder elektronisch, zB mittels Stechuhr/Magnetkarte oder Zeiterfassungssystem. Je nach System, Programmpaket und möglicher Kontrollintensität sind die Mitwirkungsrechte des Betriebsrats unterschiedlich ausgeprägt.
- Stechuhr/Magnetkarte: Der Arbeitnehmer ist aus der Treuepflicht verhalten, die Stechuhr den Weisungen entsprechend zu betätigen. Der Weg von der Uhr zum Arbeitsplatz und zurück ist Arbeitszeit; das Betätigen der Uhr ist an jedem Arbeitstag die erste und letzte Tätigkeit (VwGH 88/08/0005). Umkleidezeit ist grundsätzlich keine Arbeitszeit, es sei denn, der Arbeitgeber ordnet An-/Ausziehen der Arbeitskleidung im Betrieb an oder das Tragen auf dem Arbeitsweg ist objektiv unzumutbar. Stechuhr/Magnetkarte berührt in der Regel nicht unzulässig die Menschenwürde (kein Bewegungsprofil). Die Sozialversicherungsnummer darf nicht zur Personenidentifizierung in der Zeiterfassung verwendet werden.
- Unzulässiges System: Ein Zeiterfassungssystem dient der Dokumentation der Arbeitszeit; wird es für darüber hinausgehende Kontrollzwecke benutzt oder werden Daten erfasst, die für den Kontrollzweck nicht signifikant sind, ist es unzulässig (Beispiel: versteckte Protokollierung der Zeitpunkte der PC-Eintragungen = unzulässiger Eingriff in das Grundrecht auf Datenschutz, DSK K 120.951/0008-DSK/2004).
- System verbunden mit dem Lohnverrechnungssystem: Können die Daten (auch erst durch spätere Programmmodifizierung oder Zusatzprogramm) für Kontrollzwecke herangezogen werden, liegt ein die Menschenwürde berührendes Kontrollsystem vor, das der Zustimmungspflicht des Betriebsrats nach § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG unterliegt. Ohne Online-Verbindung und sonstige Kontroll-Schnittstellen ist das System grundsätzlich nicht menschenwürdeberührend zustimmungspflichtig; je Leistungsumfang des Programmpakets ist zu prüfen, ob § 96a Abs 1 Z 1 ArbVG (erzwingbare Zustimmung) eingreift (OGH 8 ObA 97/03b).
- Smartphone-Erfassung: üblich im Außendienst (Ein-/Ausloggen); problematisch sind (meist enthaltene) Ortungsfunktionen, die ein Bewegungsprofil ermöglichen und über die gesetzliche Aufzeichnungspflicht hinausgehen. Zulässig nur, wenn ausschließlich der Arbeitnehmer die Ortung ein- und ausschaltet und keine Ortung durch den Arbeitgeber erfolgt.
- Biometrische Daten („Erkennung biologischer Merkmale zur Authentifizierung", zB Fingerabdruck, Netzhautscan): berühren die Menschenwürde — Zustimmung des Betriebsrats erforderlich (§ 96 Abs 1 Z 3 ArbVG; OGH 9 ObA 109/06d).
- Aufzeichnung durch den Arbeitnehmer: per Betriebsvereinbarung für die § 26-Abs-3-Arbeitnehmer (selbstbestimmte Lage/Wohnungstätigkeit); Anleitungspflicht, regelmäßige Aushändigung und Kontrolle durch den Arbeitgeber. Saldenaufzeichnungen (§ 26 Abs 3 AZG) genügen zwar der geltenden österreichischen Rechtslage; nach EuGH 14. 5. 2019 (Rs C-55/18) gewährleistet ohne objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit die Einhaltung der Grundrechtecharta und der maßgeblichen Richtlinien nicht — reine Saldenaufzeichnungen sind daher als nicht ausreichend anzunehmen, die Rechtslage anzupassen; Praxistipp: auf reguläre Arbeitszeitaufzeichnungen umstellen.
- Ruhepausen: keine Aufzeichnungspflicht bei fixer Pausenregelung per BV/Einzelvereinbarung oder Rahmenzeitraum (§ 26 Abs 5 AZG) — andernfalls gilt nach VwGH (Ra 2014/11/0065): bei fehlenden Pausenaufzeichnungen ist von der Nichtgewährung der Pausen auszugehen.
Kernwerte & Fristen (Stand 2026-07)
| Wert / Regel | Detail |
|---|---|
| Weg Uhr↔Arbeitsplatz | Arbeitszeit; Betätigen der Uhr = erste/letzte Tätigkeit des Arbeitstags |
| Umkleidezeit | grundsätzlich keine Arbeitszeit; Ausnahme bei Anordnung des An-/Auskleidens im Betrieb oder objektiv unzumutbarem Tragen auf dem Arbeitsweg |
| Sozialversicherungsnummer | darf nicht zur Personenidentifizierung in der Zeiterfassung verwendet werden |
| System + Lohnverrechnung verbunden | Kontrollsystem iSd § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG — Zustimmung des Betriebsrats nötig (auch bei nachträglicher Programmmodifizierung) |
| System ohne Lohnverrechnungs-Anbindung | grundsätzlich keine Zustimmungspflicht nach § 96 ArbVG; § 96a Abs 1 Z 1 ArbVG je Leistungsumfang prüfen |
| Biometrische Systeme | berühren die Menschenwürde → Zustimmung des Betriebsrats erforderlich |
| Smartphone-Ortung | nur zulässig, wenn ausschließlich der AN die Ortung ein-/ausschaltet; keine Arbeitgeber-Ortung |
| Saldenaufzeichnungen | § 26 Abs 3 AZG: nach geltender Rechtslage zulässig; EuGH 14. 5. 2019, C-55/18: nicht ausreichend, Umstellung empfohlen (ergänzend lb-zer-01, Stand 2026-06: EuGH 11. 4. 2019, C-254/18) |
| Pausenaufzeichnung | entfällt bei fixer Pausenregelung/Rahmenzeitraum ohne Abweichung (§ 26 Abs 5 AZG); sonst Nichtgewährungs-Vermutung |
Rechtsgrundlagen
- § 26 Abs 3, Abs 4 und Abs 5 AZG (vereinfachte Aufzeichnung, Arbeitnehmerführung, Pausenaufzeichnung) ausdrücklich zitiert. ✅
- § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG (zustimmungspflichtige Kontrollsysteme, die die Menschenwürde berühren) und § 96a Abs 1 Z 1 ArbVG (erzwingbare Zustimmung) ausdrücklich zitiert. ✅
- Judikatur/Literatur: VwGH 88/08/0005, Ra 2014/11/0065, DSK K 120.951/0008-DSK/2004, OGH 8 ObA 97/03b, OGH 9 ObA 109/06d, EuGH 14. 5. 2019, Rs C-55/18. ✅
Payroll-Relevanz (Odoo)
- Odoo-Konstellation = verbunden: Zeiterfassung (hr_attendance) → Work Entries → Payslip ist per Definition eine mit dem Lohnverrechnungssystem verbundene Anlage; nach der Quelle ist ein solches System zustimmungspflichtig nach § 96 Abs 1 Z 3 ArbVG — Betriebsrats-Zustimmung bei Einführung/Änderung einplanen und dokumentieren (→ lb-zer-03).
- Mobile Erfassung (App): Ortung stript arbeitnehmerkontrolliert führen (Funktion deaktivierbar, kein Arbeitgeber-Tracking), um Bewegungsprofile und Datenschutzprobleme zu vermeiden.
- Identifikation: Mitarbeiternummer statt Sozialversicherungsnummer als Zeiterfassungs-ID.
- Keine verdeckten Protokolle: nur für den Aufzeichnungszweck signifikante Daten speichern; zB keine Zeitstempel der Selbsteintragungen protokollieren.
- Umkleide-/Wegzeiten: Mapping Attendance → Work Entry so konfigurieren, dass die arbeitszeitrechtliche Behandlung (Weg zur Uhr = Arbeitszeit, Umkleidezeit grundsätzlich nicht) korrekt abgebildet wird.
- Zeiterfassungsdaten sind zugleich Kontroll- und Prüfbasis der Personalverrechnung (→ lb-gpl-03) und Einsichtsgegenstand (→ lb-mip-03).
Verweise
- KB-intern: lb-zer-01 (Aufzeichnungspflicht — Rechtsgrundlage) · lb-zer-03 (Betriebsvereinbarungen und Zustimmungspflicht) · lb-mip-03 (Einsicht/Abschrift aus dem Zeiterfassungssystem) · lb-gpl-03 („Kontrollsystem" im IKS-Sinn der Personalverrechnung — Abgrenzung zur ArbVG-Zustimmungspflicht) · lb-jug-05 (Jugendlichenverzeichnis — die dort vermerkte Beschaffungslücke „Formen der Zeiterfassung" ist mit diesem Eintrag geschlossen)
- Projekt:
personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Privat.md - Hinweis: Die OGH-Zitate des Exports enthalten Tippfehler („9m ObA 29/18g", „9 ObA 13720g") — nicht rekonstruiert; Fundstellen vor Weiterverwendung prüfen.