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2026-09-14 16:34:07 +02:00

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GPLB – Kontrollsysteme betreffend Personalverrechnung

Lexis Briefings Personalrecht, Silbernagl, Stand August 2026 (lb-gpl-03).

Zusammenfassung

Vorbereitungskontrollen nach Prüfungsverständigung: Lohnabgaben abstimmen (abgeführte Lohnsteuer laut Finanzamtsverrechnungskonto ↔ Lohnkonten ↔ Lohnzettel L 16), noch nötige Korrekturen vor dem 15. Februar des Folgejahres** nach § 77 Abs 3 bzw. 5 EStG** durchführen, bei Zweifeln ein Auskunftsersuchen nach § 90 EStG stellen; die monatlichen Beitragsgrundlagenmeldungen an die ÖGK abgleichen und erforderlichenfalls richtigstellen; Kommunalsteuer-Entrichtung prüfen.
Lohnkonten-Review: ob alle Löhne auf den Lohnkonten erfasst und versteuert sind, SV-Beiträge korrekt berechnet wurden, Sachbezüge und steuerpflichtige Bezüge zutreffend behandelt sind; Erfassung nach der Lohnkontenverordnung; Verwendung des richtigen Kollektivvertrags und der richtigen Einstufung; Beachtung des Anspruchslohnprinzips (ASVG) bzw. des Zuflussprinzips (Lohnsteuer/Kommunalsteuer); Lohnartenverzeichnis prüfen (z. B. Sonderzahlung vs. laufender Bezug).
Charakter der Liste: kein gesetzlich vorgeschriebenes Kontrollsystem, sondern Handlungstipps, die Abrechnungsfehler vor der Außenprüfung aufdecken und den Arbeitgeber vor hohen Nachzahlungen bewahren können; parallel mit dem steuerlichen Vertreter klären, ob vor Beginn der GPLB eine Selbstanzeige (§ 29 FinStrG) erstattet werden soll (→ lb-gpl-01).
Internes Kontrollsystem (IKS): Kapitalgesellschaften sind zur Einrichtung eines Rechnungswesens und eines rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems verpflichtet (§ 22 Abs 1 GmbHG, § 82 AktG); bei schuldhaftem Verhalten droht Geschäftsführern/Vorständen die persönliche Haftung (§ 25 GmbHG, § 84 AktG). Das IKS ist auch die Grundlage der Wirtschaftsprüfung nach § 269 UGB.
Straffreiheit bei Unterentlohnung (§ 7i Abs 6 AVRAG, § 29 Abs 3 LSD-BG): Absehen von der Strafe, wenn die Entgelt-Differenz nachweislich geleistet wird und die Unterschreitung gering ist bzw. das Verschulden leichte Fahrlässigkeit nicht übersteigt. Leichte Fahrlässigkeit setzt voraus, dass der Arbeitgeber kein Organisations- oder Überwachungsverschulden in der Personalverrechnung trifft: ausreichend geschultes Personal, regelmäßige Evaluation, Weiterbildung und gelebte Rücksprache-Kultur.
Vier-Augen-Prinzip: Jeder Vorgang wird von einer zweiten Person geprüft — umsetzbar als dokumentierter „Lohnverrechnungstausch" oder als monatliche Kontrolle der Lohnverrechnung durch eine zweite Lohnverrechnungskraft.
Due Diligence: Steuerrisiko-Analyse vor Unternehmenskauf; die Personalverrechnung wird dabei in der Praxis oft ausgeklammert, obwohl Checklisten Kollektivverträge, Dienst-/Werkverträge, Zusagen über Prämien und Spesenaufzeichnungen einbeziehen.

Kernwerte & Fristen (Stand 2026-08)

Wert / Regel	Detail
Korrekturfrist Vorjahr	lohnsteuerliche Änderungen bis 15. Februar des Folgejahres (§ 77 Abs 3 bzw. 5 EStG) ✅
Auskunftsersuchen	Fragen des Lohnsteuerabzugs an das Finanzamt der Betriebsstätte (§ 90 EStG)
IKS-Pflicht	Kapitalgesellschaften: Rechnungswesen + IKS einrichten (§ 22 Abs 1 GmbHG, § 82 AktG) ✅
Haftung bei Verstoß	persönlich straf- und zivilrechtlich (§ 25 GmbHG, § 84 AktG)
Straffreiheit Unterentlohnung	Differenz nachweislich geleistet + geringe Unterschreitung oder Verschulden ≤ leichte Fahrlässigkeit (§ 7i Abs 6 AVRAG, § 29 Abs 3 LSD-BG) ✅
Strafzumessungsrelevant	Organisations-/Überwachungsverschulden in der Personalverrechnung = gegen leichte Fahrlässigkeit sprechend
Lohnkontenverordnung	BGBl I 2006/256 idF BGBl II 2015/383 (lt. Quelle) — korrekte Erfassung aller Geld- und Sachbezüge
Prüfgrundsätze	Anspruchslohnprinzip (ASVG) vs. Zuflussprinzip (Lohnsteuer/Kommunalsteuer) konsequent trennen

Rechtsgrundlagen

EStG: § 77 Abs 3 und Abs 5 (Korrektur vor 15. 2.), § 90 (Auskunftsersuchen); FinStrG § 29 (Selbstanzeige).
Gesellschaftsrecht: § 22 Abs 1 GmbHG, § 82 AktG (IKS-Pflicht), § 25 GmbHG, § 84 AktG (Haftung), § 269 UGB (Wirtschaftsprüfung); lt. Quelle zusätzlich branchenspezifische Gesetze (BWG, VAG, InvFG, WAG) und internationale Regelwerke (SOX, US-GAAP, IFRS, KonTraG).
§ 7i Abs 6 AVRAG und § 29 Abs 3 LSD-BG (Straffreiheit durch Nachzahlung); Lohnkontenverordnung; ASVG (Anspruchslohnprinzip, ohne §-Nennung in der Quelle — ⚠ Detailnorm vor Implementierung am RIS verifizieren).

Payroll-Relevanz (Odoo)

Dokumentierte Kontrollen: Die vom Briefing beschriebenen Reviews (Konsistenz Lohnkonto ↔ L 16 ↔ mBGM) lassen sich als Abgleichs-Auswertungen/Abweichungsreports in den Odoo-Jahresworkflow legen; der 15.2.-Cutoff (§ 77 Abs 3 EStG) ist ein fester Prozessmeilenstein vor der Lohnzettel-Übermittlung.
IKS-Nachweisbarkeit: Freigabe-Workflows (Payslip-Bestätigung durch eine zweite Rolle), Zugriffsrechte und ein dokumentierter Wechsel der Abrechnungsverantwortung operationalisieren das Vier-Augen-Prinzip — und entlasten im Streit um „leichtes Verschulden" bei Unterentlohnung.
Lohnarten-Disziplin: Das Lohnartenverzeichnis (laufender Bezug vs. Sonderzahlung) ist die technische Grundlage für spätere Nachzahlungs-Modi (Aufrollung, Fünftelregelung → lb-naz-03).
Sachbezüge: deren zutreffende Besteuerung und SV-Behandlung ist ein Prüffeld — Konfiguration je Lohnart prüfen (→ Cluster Sachbezüge).

Verweise

KB-intern: lb-gpl-01 (Ablauf, Unterlagen, Selbstanzeige) · lb-gpl-02 (GPLB-Grundlagen) · lb-lsd-06 (Verschulden, Strafhöhe & Verjährung) · lb-lsd-08/lb-lsd-09 (Straffreiheit durch Nachzahlung vor/nach der Lohnkontrolle)
Projekt: personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Privat.md

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