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lb-rei-08	3	Nächtigungsgelder	Lexis Briefings Personalrecht	Entgelt: Anspruch & Abrechnung	reisekosten	Winkler/Patka	2026-08	pdf text .lexis360/Lexis360_nachtigungsgelder.pdf .lexis360/md/nachtigungsgelder.md	EStG § 26 Z 4 EStG § 26 Z 4 lit c EStG § 3 Abs 1 Z 16b Reisegebührenvorschrift	nachtigungsgeld dienstreise belegersatz auslandsdienstreise funktionaler-arbeitsplatz	lb-rei-01 lb-rei-02 lb-rei-03 lb-rei-09

Nächtigungsgelder

Lexis Briefings Personalrecht, Winkler/Patka, Stand August 2026 (lb-rei-08).

Zusammenfassung

• Pauschale Nächtigungsgelder (Ersatz des Nächtigungsmehraufwands) sind abgabenfrei, wenn eine dienstreisebedingte Nächtigung nachweislich stattgefunden hat: im Inland € 17,– je Nacht, im Ausland der jeweilige Satz der Reisegebührenvorschrift (RGV) für Bundesbedienstete (Höchststufe, inklusive Frühstückskosten).
• Belegersatz statt Pauschale: Anstelle des pauschalen Nächtigungsgeldes können die nachgewiesenen (höheren) tatsächlichen Nächtigungskosten (einschließlich Frühstück) abgabenfrei vergütet werden — In- und Ausland; keine Haushaltsersparnis anzusetzen.
• Systematik wie beim Taggeld: zunächst nicht steuerbar nach § 26 Z 4 EStG — je Einsatzort (politische Gemeinde) für einen Zeitraum von sechs Monaten (mit Zwei-Jahres-Beurteilungsfenster, → lb-rei-01); darüber hinaus steuerfrei nach § 3 Abs 1 Z 16b EStG, wenn eine begünstigte Tätigkeit (Außendienst, Fahrtätigkeit, Baustellen-/Montagetätigkeit, Arbeitskräfteüberlassung) vorliegt, der Arbeitgeber aufgrund einer tauglichen lohngestaltenden Vorschrift verpflichtet ist und keine Anspruchsumwandlung gegeben ist (→ lb-rei-02). Für die fünfte begünstigte Tätigkeit (vorübergehende Tätigkeit in einer anderen politischen Gemeinde) bleibt es nach Ansicht der Finanzverwaltung bei sechs Monaten. Für Tage mit steuerfreiem Taggeld nach § 3 Abs 1 Z 16b kann auch das Nächtigungsgeld steuerfrei sein; steuerfrei heißt hier beitragsfrei in der SV und lohnnebenkostenfrei.
• Nachweis im Inland: Nächtigung ist grundsätzlich nachzuweisen (Name und Anschrift des Unterkunftgebers); ab 120 km Entfernung Einsatzort–Wohnort muss der Arbeitgeber das tatsächliche Nächtigen nicht prüfen. Stellt der Arbeitgeber eine kostenfreie Nächtigung inklusive Frühstück bereit (auch wenn mit der Fahrtkostenvergütung abgedeckt, z. B. Schlafwagenzuschlag im ÖBB-Ticket), ist kein Nächtigungsgeld möglich; bei kostenfreier Nächtigung ohne Frühstück bleibt es abgabenfrei.
• Nächtigung im Fahrzeug (Lkw, Bus): das pauschale Nächtigungsgeld bleibt abgabenfrei, wenn tatsächlich genächtigt wird — unabhängig von der Dauer der Fahrtätigkeit (> 6 Monate) und von gleichbleibenden oder wechselnden Routen.
• Praxiskonstellationen für € 17,00 ohne Belegnachweis nach § 26 Z 4 lit c EStG: Gratisnächtigung (Verwandte/Freunde, eigener Wohnwagen), günstige Unterkünfte unter € 17,00 ohne detaillierte Rechnung sowie die Abgeltung des Frühstücks bei getrennter Verrechnung (zahlt der Arbeitgeber das Hotel direkt, exklusive Frühstück, können zusätzlich € 17,00 steuerfrei fließen, sofern das Frühstück nicht im Zimmerpreis enthalten war). Liegt eine Hotelrechnung über € 17,00 vor, entfällt der Deckel: die tatsächlichen Kosten (inklusive Ortstaxe) sind voll steuer- und SV-frei ersetzbar.
• Belegersatz zeitlich unbegrenzt: Der Ersatz der tatsächlichen Nächtigungskosten ist abgabenrechtlich grundsätzlich nicht befristet und betragsmäßig unbegrenzt — über 183 Tage hinaus nach Ansicht der Finanzverwaltung allerdings nur bei den vier begünstigten Tätigkeiten; bei echten Dienstreisen (keine Versetzungen) sind Hotelkosten dauerhaft abgabenfrei ersetzbar. Arbeitsrechtlich empfiehlt sich eine betragliche Obergrenze in der Reisekostenrichtlinie.
• Funktionaler Arbeitsplatz an mehreren Standorten: keine Dienstreise hinsichtlich Tag-/Nächtigungsgeld — pauschale Nächtigungsgelder ab dem 1. Tag abgabenpflichtig; die tatsächlichen Nächtigungskosten einer beruflich veranlassten Nächtigung sowie Fahrtkosten zwischen den Standorten bleiben abgabenfrei ersetzbar.

Kernwerte & Fristen (Stand 2026-08)

Wert / Regel	Detail
Pauschales Nächtigungsgeld Inland	€ 17,00 je Nacht (§ 26 Z 4 lit c EStG), inklusive Frühstückspauschale
Pauschales Nächtigungsgeld Ausland	jeweiliger RGV-Satz der Höchststufe (Bundesbedienstete), inkl. Frühstück
Zeitlich § 26 Z 4	je Einsatzort 6 Monate (2-Jahres-Beurteilungsfenster); darüber § 3 Abs 1 Z 16b EStG bzw. Belegersatz
Nachweiserleichterung	ab 120 km keine Prüfpflicht des Arbeitgebers, ob genächtigt wurde
Kostenfreie Nächtigung inkl. Frühstück	kein Nächtigungsgeld (auch bei Abdeckung über Fahrtkosten, z. B. Schlafwagen)
Kostenfreie Nächtigung ohne Frühstück	Nächtigungsgeld bleibt abgabenfrei
Belegersatz	tatsächliche Kosten (Hotel inkl. Ortstaxe, Frühstück) unbegrenzt abgabenfrei; über 183 Tage hinaus nach Finanz nur bei begünstigten Tätigkeiten
Deckelwechsel	Hotelrechnung > € 17,00 → volle tatsächliche Kosten steuer- und SV-frei

Rechtsgrundlagen

• § 26 Z 4 EStG (lit c: pauschales Nächtigungsgeld Inland) und § 3 Abs 1 Z 16b EStG — beide ausdrücklich zitiert.
• Reisegebührenvorschrift (RGV) für die Auslands-Nächtigungssätze der Höchststufe (LStR 2002 Rz 1405 mit Ländertabelle).
• LStR 2002 (Rz 700, 730 ff., 732, 733, 741) für funktionalen Arbeitsplatz, Nächtigungsbegriff und Details — ⚠ vor Implementierung am RIS verifizieren.

Payroll-Relevanz (Odoo)

• Zwei Vergütungsarten je Nacht: pauschales Nächtigungsgeld (Inland € 17,00 — hr.rule.parameter-Kandidat, versioniert; Ausland: je Land aus der RGV-Tabelle) vs. Belegersatz (unbegrenzt) — als getrennte Eingabearten, da die zeitlichen Grenzen (6 Monate/183 Tage, begünstigte Tätigkeit) nur die Pauschale und den Belegersatz über 183 Tage betreffen.
• Voraussetzungs-Prüfung je Nacht: tatsächliche Nächtigung, Unterkunftgeber-Nachweis (unter 120 km), keine kostenlose Nächtigung inkl. Frühstück, Frühstück nicht bereits abgedeckt (z. B. Schlafwagenzuschlag, Firmenkreditkarte) — Validierungen an der Spesen-/Reisekosten-Eingabe (hr.expense).
• SV- und Lohnnebenkosten-Freiheit des abgabenfreien Teils; der abgabenpflichtige Teil (z. B. nach 6 Monaten ohne § 3 Abs 1 Z 16b) läuft als laufender Bezug mit voller Beitragspflicht.
• Doppel-Struktur mit dem Taggeld-Regelwerk teilen: dieselben Zustandsdaten (Einsatzort, Monatszähler, begünstigte Tätigkeit, lohngestaltende Vorschrift) steuern Tag- und Nächtigungsgeld; funktionale Arbeitsplätze müssen beide Pauschalen ab Tag 1 sperren.

Verweise

• KB-intern: lb-rei-01 (§ 26 Z 4: Anfangsphasen, 6-Monatsfrist) · lb-rei-02 (§ 3 Abs 1 Z 16b: begünstigte Tätigkeiten, lohngestaltende Vorschrift — vom Briefing ausdrücklich referenziert) · lb-rei-03 (Abrechnungsgrundsätze, Auslandssätze) · lb-rei-09 (Überblick).
• Projekt: personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Bgld.md (Dienstreisen beim GemBG-Regime: Landesreisegebühren, § 90 sinngemäß LBBG 2001).