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lb-mel-03	8	Daten im Bewerbungsverfahren	Lexis Briefings Personalrecht	Meldungen & Verpflichtungen	meldungen-verpflichtungen	Silbernagl	2026-08	pdf text .lexis360/Lexis360_daten_im_bewerbungsverfahren.pdf .lexis360/md/daten_im_bewerbungsverfahren.md	DSGVO Art 9 DSGVO Art 10 GlBG AngG § 18 ABGB § 1157 Datenschutzkonvention des Europarates Art 6 ZPO	bewerberdaten datenschutz fragerechte background-check aufbewahrungsfristen diskriminierungsschutz	lb-glb-02 lb-mel-01 lb-mel-02 lb-pfa-01

Daten im Bewerbungsverfahren

Lexis Briefings Personalrecht, Silbernagl, Stand August 2026 (lb-mel-03).

Zusammenfassung

• Bewerberdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen — ob Initiativbewerbung oder Reaktion auf eine Ausschreibung — der DSGVO. Rechtsfertigungsgrund ist vornehmlich die Erfüllung (vor-)vertraglicher Verpflichtungen; die Bewerbung zielt auf den (Arbeits-)Vertragsabschluss. Kommt keine Zusammenarbeit zustande, entfällt das Interesse des Bewerbers an der Datenübermittlung.
• Aufbewahrung nach Abschluss: Für die Verjährungsfrist (3 Jahre) und die Zustellungs-/Einspruchsfristen nach der ZPO (voraussichtlich 2 Monate) ist die Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen aus rechtlichem Interesse zuzugestehen. Die DSB gestattet eine Speicherdauer abgelehnter Bewerberdaten von 6 Monaten (zitiert: DSB-D123.085/0003-DSB/2018); die Quelle hält diese Frist für sehr kurz, weil sie zivilgesetzliche Verjährungen, steuer- und unternehmensrechtliche Nachweisfristen ignoriere — sie könne nur greifen, wenn tatsächlich keine weiteren Ansprüche des Bewerbers zu erwarten sind. ⚠ Innerhalb desselben Briefings wird die DSB-Frist später einmal als „sieben Monate" bezeichnet — Widerspruch in der Quelle, vermutlich Tippfehler; als DSB-Wert gilt die 6-Monats-Frist laut zitierter Entscheidung (Stand 2026-08).
• Background-Checks sind eine Verarbeitung personenbezogener Daten; Rechtfertigungsgrund: berechtigte Interessen und Sorgfaltspflichten des Arbeitgebers, soweit Bewerberinteressen (Privatsphäre) nicht überwiegen. Die bloße öffentliche Auffindbarkeit im Internet rechtfertigt die Verarbeitung nicht; der Umgang mit beruflichen Selbstauskünften auf Plattformen ist noch nicht abschließend geklärt, eher zulässig. Der Bewerber ist über solche Recherchen zu informieren; bei dritten Dienstleistern (Recruiting/E-Recruiting/Video-Recruiting) gelten die Regeln über Auftragsverarbeiter.
• Fragerechte: Aus Privatautonomie besteht kein Kontrahierungszwang — Vertragsparteien wählen, mit wem sie abschließen (anders bei dienstrechtlich öffentlich-rechtlichen Verträgen wegen Fiskalgeltung der Grundrechte). Grenzen des Fragerechts: Persönlichkeitsschutz, Diskriminierungsschutz und Schutzgesetze (zB Mutterschutz). Unzulässige Fragen müssen nicht beantwortet werden; falsche Beantwortung ist kein Nichtigkeitsgrund und kein Entlassungsgrund.
• Unzulässige Fragestellungen (beispielhaft): Schwangerschaft und Familienplanung; Vermögensverhältnisse (auch bzgl Lohnpfändung — berechtigtes Interesse nach hM erst nach Vertragsabschluss); Vorstrafen, sofern nicht einschlägig für den Tätigkeitsbereich (zB Vermögensdelikte bei Treuhändern/mit Fremdgeld betrauten Arbeitnehmern); Auskünfte über gerichtliche Verfahren betreffen Art 10 DSGVO, den Strafregisterauszug kann nur der Bewerber selbst beibringen und die Einsichtnahme bedarf einer speziellen Rechtfertigung; Hobbys/Nebentätigkeiten/Ehrenämter nur bei Berufsbezug; Gesundheitszustand (sensible Daten nach Art 9 DSGVO): während des Arbeitsverhältnisses nur die Ursache der Arbeitsunfähigkeit (Krankheit, Berufskrankheit, Arbeitsunfall) erfragbar, bei der Bewerbung nur bei Anstellungs-/Gesetzesrelevanz (im Gesundheitswesen sogar Erfragungspflicht zB Tuberkulose/ansteckende Krankheiten); Impfstatus nur erfragbar (keine durchsetzbare Impfpflicht), arbeitsvertragliche Sanktionen wegen des Impfstatus kritisch; AMS-Rückmeldung über Gesundheitsauskünfte als mögliche Vereitelungshandlung mit Sperrfolge für das Arbeitslosengeld; Krankenstandszeiten (auch im Sozialversicherungsdatenauszug) sensible Daten; Rauchereigenschaft (auf Arbeitsplätzen ohnehin Rauchverbot); Genanalysen/Körpersubstanzen (Abfrage- und Verwertungsverbot ohne ausdrückliche Vereinbarung); Auskünfte ehemaliger Arbeitgeber nur im Rahmen der nachvertraglichen Fürsorgepflicht (§ 18 AngG, § 1157 ABGB), mit Mitteilung an den Bewerber.
• Selbstauskünfte des Bewerbers dürfen zur Kenntnis genommen und verarbeitet werden; besonders sensible Daten ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis dürfen nicht verarbeitet werden.
• Nach Ende des Bewerbungsprozesses (ohne begründetes Arbeitsverhältnis): Unterlagen und personenbezogene Daten sind zu löschen, außer der Bewerber stimmt einer Evidenzhaltung ausdrücklich zu (empfohlen: ausdrückliche Zustimmung einholen; Widerruf macht die Verarbeitung bis dahin nicht unrechtmäßig). Zu beachten: Unkosten des Bewerbungsverfahrens 3 Jahre, Diskriminierungsklagen nach dem GlBG 6 Monate; bei Kostenersatz für die Teilnahme am Bewerbungsgespräch gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen (7 Jahre). Die anderen Fristen neben der 6-Monats-Frist wurden von der DSB bislang unbeachtet gelassen — rechtliche Lücke bei der Beweisaufbewahrung ⚠.
• Kein Auskunftsanspruch über Einstellungskriterien: Abgelehnten Bewerbern, die die Voraussetzungen erfüllen, gewährt die DSGVO keinen Anspruch darauf zu erfahren, wer stattdessen aufgrund welcher Kriterien eingestellt wurde (zitiert: EuGH 19. 4. 2012, C-415/10, Rs Meister).

Kernwerte & Fristen (Stand 2026-08)

Wert / Regel	Detail
DSB-Speicherdauer abgelehnter Bewerberdaten	6 Monate (DSB-D123.085/0003-DSB/2018); spätere Passage im selben Briefing nennt „sieben Monate" — innerer Widerspruch der Quelle ⚠ (Stand 2026-08)
Zivilrechtliche Verjährung	Bewerbungsunterlagen aus rechtlichem Interesse 3 Jahre aufbewahren (Unkosten-/Ersatzansprüche) (Stand 2026-08) ✅
ZPO-Fristen	Zustellungs- und Einspruchsfristen voraussichtlich 2 Monate (Stand 2026-08) ✅
GlBG-Diskriminierung	Geltendmachung von Diskriminierungen 6 Monate zu beachten (Stand 2026-08) ✅
Steuerliche Aufbewahrung	Kostenersatz Bewerbungsgespräch: Aufbewahrungsfristen 7 Jahre (Stand 2026-08) ✅
Strafregisterauszug	nur vom Bewerber selbst beibringbar; Einsichtnahme des AG nur mit spezieller Rechtfertigung (Art 10 DSGVO-Kontext) (Stand 2026-08) ✅
Gesundheitsfragen	nur bei Bedeutung für die Anstellung/Gesetzesrelevanz; im aufrechten AV nur Ursache der Arbeitsunfähigkeit erfragbar; sensible Daten Art 9 DSGVO (Stand 2026-08) ✅
Nachprozess	Löschung ohne Evidenz-Zustimmung; Evidenzhaltung nur mit ausdrücklicher Zustimmung (jederzeit widerruflich) (Stand 2026-08) ✅

Rechtsgrundlagen

• Art 9 DSGVO (besondere Kategorien: Gesundheitsdaten, Biometrik, Genetik, sexuelle Orientierung uam) und Art 10 DSGVO (Auskünfte über gerichtliche Verfahren/strafrechtliche Verurteilungen) — ausdrücklich zitiert ✅
• GlBG (Diskriminierungsschutz im Bewerbungsverfahren) — genannt, ohne §-Angabe ✅
• § 18 AngG, § 1157 ABGB (nachvertragliche Fürsorgepflicht ehemaliger Arbeitgeber) — zitiert ✅
• ZPO (Zustellungs-/Einspruchsfristen) — ohne §-Angabe genannt ✅
• Art 6 Datenschutzkonvention des Europarates (in Fußnote 9 zum Verarbeitungsverbot sensibler Daten) — zitiert ✅
• Quelle zitiert DSB-D123.085/0003-DSB/2018 und EuGH C-415/10 (Rs Meister) ✅

Payroll-Relevanz (Odoo)

• Bewerber-Lebenszyklus: Odoo-Recruiting-Datensätze (hr.applicant) mit definierten Lösch-/Evidenzfristen versehen — 6-Monats-DSB-Regel als Standardlöschung, 3-Jahres-Verjährung als Aufbewahrungsbegründung dokumentiert führen (Hinweis, keine Spec).
• Evidenzhaltung: ausdrückliche, datierte Einwilligung des Bewerbers als Feld/Dokument am Applicant; Widerruf muss Verarbeitung stoppen.
• Fragenkataloge: Bewerbungsfragebögen (Interview-Fragen in Odoo) am Fragerechts-Kataster spiegeln — keine Fragen zu Schwangerschaft, Vermögen, Gesundheit, Vorstrafen ohne einschlägige Rechtfertigung (Art 9/Art 10 DSGVO-Kontext, GlBG-Risiko).
• Onboarding-Übergang: Applicant→Employee-Konvertierung als Zweckwechsel verstehen: neue Rechtsgrundlage (Vertragserfüllung) dokumentieren; nicht übernommene Daten löschen.
• Schnittstelle Lohnverrechnung: Anreisekosten-Erstattung für Bewerber (Kostenersatz Bewerbungsgespräch) unterliegt den 7-Jahres-Aufbewahrungsfristen — Belegkategorie im Rechnungswesen berücksichtigen.

Verweise

• KB-intern: lb-glb-02 (Diskriminierung — unzulässige Fragen und GlBG-Schutz) · lb-mel-01 (Daten bei Ende des Arbeitsverhältnisses) · lb-mel-02 (Daten im Arbeitsverhältnis) · lb-pfa-01 (Einlangen einer Lohnpfändung — Kontext der unzulässigen Vermögensfragen)
• Projekt: personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Privat.md (Bewerberdaten-/GlBG-Umfeld)
• Hinweis: Der Quellverweis „Muster – Einzelvereinbarung über einen Backgroundcheck" ist im Export als unvollständige Verweisstelle (Musterverweis) übernommen — nicht rekonstruierbar.