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| lb-rei-09 | 3 | Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung - Übersicht | Lexis Briefings Personalrecht | Entgelt: Anspruch & Abrechnung | reisekosten | Winkler/Patka | 2026-08 |
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Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung – Übersicht
Lexis Briefings Personalrecht, Winkler/Patka, Stand August 2026 (lb-rei-09).
Zusammenfassung
- Begriff: Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigungen sind Vergütungen des Arbeitgebers, die dem Arbeitnehmer die anlässlich einer Dienstreise entstandenen Aufwendungen ersetzen. Dazu zählen das Briefing: Taggelder (Verpflegungsmehraufwand), Nächtigungsgelder (Nächtigungsmehraufwand, → lb-rei-08), Ersatz der tatsächlichen Nächtigungskosten (Hotelrechnungen), Ersatz von Nebenkosten (Auslagenersatz, z. B. Telefon- und Portokosten) und Fahrtkostenvergütungen (öffentliche Verkehrsmittel, → lb-rei-05; Kilometergelder, → lb-rei-06).
- Arbeitsrechtlicher Anspruch: Ausgangspunkt ist § 1014 ABGB (Ersatz der im Arbeitgeberinteresse getätigten Aufwendungen); die Bestimmung ist dispositiv. Die konkrete Höhe ergibt sich idR aus dem Kollektivvertrag, einer Betriebsvereinbarung (§ 97 Abs 1 Z 12 ArbVG), dem Einzeldienstvertrag oder durch Betriebsübung.
- Abgeltungswege:
- Einzelabrechnung: belegmäßig nachgewiesene Reisekosten oder pauschale Tag-/Nächtigungsgelder bzw. Kilometergelder auf Basis einer Reisekostenaufzeichnung. Nur so ist eine abgabenfreie Abrechnung nach § 26 Z 4 EStG bzw. § 3 Abs 1 Z 16b EStG möglich (→ lb-rei-01, lb-rei-02); abgabenfrei heißt hier zugleich lohnnebenkostenfrei — keine SV-Beiträge, keine Beiträge nach dem BMSVG.
- Pauschal-Vereinbarung (z. B. € 1.000,– pro Monat): der Pauschalbetrag ist zur Gänze lohnsteuer-, sozialversicherungs- und lohnnebenkostenpflichtig; abgabenfrei ist nur, was durch eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung samt Belegen belegt wird (zeitlich befristete Abrechnung nach § 26 Z 4 EStG). Ohne Abrechnung bleiben nur Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung.
- All-In-Vereinbarung, die auch Reisekosten abgilt: in der Gehaltsverrechnung können keine abgabenfreien Reisekostenvergütungen berücksichtigt werden; der Arbeitnehmer kann Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen.
- Deckungsprüfung: Bei Pauschalbeträgen und All-In-Vereinbarungen hat der Arbeitgeber jährlich zu prüfen, ob die aus einer Einzelabrechnung zustehenden Ansprüche im Pauschalbetrag bzw. in der Überzahlung Deckung finden; andernfalls ist die Differenz nachzuzahlen.
- Abrechnungs-Mechanik in drei Schritten: (1) arbeitsrechtlichen Anspruch aus der jeweiligen Grundlage (KV, BV, Einzelvertrag, Betriebsübung) ermitteln; (2) den Bruttobetrag abgabenrechtlich beurteilen (EStG, Lohnsteuerrichtlinien 2002 als Auslegungsbehelf, Judikatur); (3) den ermittelten Nettobetrag auszahlen.
Kernwerte & Fristen (Stand 2026-08)
| Wert / Regel | Detail |
|---|---|
| Freistellungsnormen | § 26 Z 4 EStG (zeitlich begrenzt, „nicht steuerbar") · § 3 Abs 1 Z 16b EStG (idR zeitlich unbegrenzt, „steuerfrei") |
| Abgabenfrei = | lohnsteuerfrei und lohnnebenkostenfrei: keine SV-Beiträge, keine Beiträge nach dem BMSVG |
| Rechtsgrundlage arbeitsrechtlich | § 1014 ABGB (dispositiv); Konkretisierung über KV, BV (§ 97 Abs 1 Z 12 ArbVG), Einzelvertrag, Betriebsübung |
| Pauschalbetrag (Beispiel € 1.000,–/Monat) | zur Gänze lohnsteuer-, SV- und lohnnebenkostenpflichtig; nur belegmäßig abgerechnete Anteile abgabenfrei (§ 26 Z 4 EStG) |
| All-In inkl. Reisekosten | keine abgabenfreien Reisekostenvergütungen in der Gehaltsverrechnung; Werbungskosten nur in der Arbeitnehmerveranlagung |
| Deckungsprüfung | jährlich; fehlt Deckung, ist die Differenz nachzuzahlen |
Rechtsgrundlagen
- § 1014 ABGB — Aufwandersatz dem Grunde nach (ausdrücklich zitiert, dispositiv).
- § 97 Abs 1 Z 12 ArbVG — Betriebsvereinbarungs-Materie „Verrechnung der Reisekosten und Auslagen".
- § 26 Z 4 EStG und § 3 Abs 1 Z 16b EStG als Freistellungsnormen; LStR 2002 als Auslegungsbehelf.
Payroll-Relevanz (Odoo)
- Zwei getrennte Welten im Abrechnungsmodell: der arbeitsrechtliche Anspruch (KV-/BV-/einschlägige Einzelvertrags-Sätze) bestimmt den Soll-Betrag, die abgabenrechtliche Einordnung (§ 26 Z 4, § 3 Abs 1 Z 16b, sonst laufender Bezug) die Steuer-/Beitragsbehandlung. In Odoo 19 gehört beides in getrennte Konfigurationsebenen: Entgeltarten für Ansprüche vs. Eingabekategorien/Regeln für die Freistellung; Reise- kosteneingaben laufen über die Spesen-/Reisekostenabrechnung (hr.expense) mit Belegen.
- Auszahlung als Nettobetrag: Reisekostenersätze sind Aufwandersätze, keine Bezüge im engeren Sinn — der Auszahlungs- Betrag entspricht dem ermittelten (abgabenfreien bzw. brutto gerechneten) Nettowert; keine normale Entgeltprogression, soweit die Freistellungsnormen greifen.
- Pauschal-/All-In-Kennzeichen am Arbeitnehmer(-Vertrag) sperren die Freistellungsregeln vollständig oder teilweise und lösen die jährliche Deckungsprüfung als wiederkehrende Aufgabe aus (Abrechnungsperioden-Mechanik, → lb-ent-01).
- Satz- und Parameterwerte (Taggeld, Nächtigungsgeld, Kilometergeld, Auslandssätze) sind versionierte Jahreswerte — Detailbehandlung in den Folge-Briefings lb-rei-01 … lb-rei-08.
Verweise
- KB-intern: lb-rei-01 (Taggeld § 26 Z 4) · lb-rei-02 (Taggeld § 3 Abs 1 Z 16b) · lb-rei-03 (Abrechnungsgrundsätze In-/Ausland) · lb-rei-04 (Familienheimfahrten) · lb-rei-05 (öffentliche Verkehrsmittel/Jobticket) · lb-rei-06 (Kilometergeld) · lb-rei-07 (Überwiegensregel, Entfernungssockel) · lb-rei-08 (Nächtigungsgelder) · lb-ent-01 (Abrechnungsperiode für Bezüge).
- Projekt:
personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Bgld.md(Dienstreisen beim GemBG-Regime: Landesreisegebühren, § 90 sinngemäß LBBG 2001 — Reisekostenabrechnung als Modul-Thema).