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wissensbasis/dokumente/reisekosten_und_reiseaufwandsentschadigung_ubersic.md

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+id: lb-rei-09
+batch: 3
+title: "Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung - Übersicht"
+work: "Lexis Briefings Personalrecht"
+chapter: "Entgelt: Anspruch & Abrechnung"
+topic: reisekosten
+author: "Winkler/Patka"
+stand: 2026-08
+source:
+  pdf: ".lexis360/Lexis360_reisekosten_und_reiseaufwandsentschadigung_ubersic.pdf"
+  text: ".lexis360/md/reisekosten_und_reiseaufwandsentschadigung_ubersic.md"
+legal_bases: ["ABGB § 1014", "ArbVG § 97 Abs 1 Z 12", "EStG § 26 Z 4", "EStG § 3 Abs 1 Z 16b"]
+tags: [reisekosten, reiseaufwandsentschadigung, aufwandersatz, taggeld, nachtigungsgeld, dienstreise]
+cross_refs: ["lb-rei-01", "lb-rei-02", "lb-rei-03", "lb-rei-04", "lb-rei-05", "lb-rei-06", "lb-rei-07", "lb-rei-08", "lb-ent-01"]
+---
+
+# Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung – Übersicht
+
+*Lexis Briefings Personalrecht, Winkler/Patka, Stand August 2026 (lb-rei-09).*
+
+## Zusammenfassung
+
+- **Begriff:** Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigungen sind
+  Vergütungen des Arbeitgebers, die dem Arbeitnehmer die anlässlich
+  einer **Dienstreise** entstandenen Aufwendungen ersetzen. Dazu
+  zählen das Briefing: **Taggelder** (Verpflegungsmehraufwand),
+  **Nächtigungsgelder** (Nächtigungsmehraufwand, → lb-rei-08), Ersatz
+  der **tatsächlichen Nächtigungskosten** (Hotelrechnungen), Ersatz von
+  **Nebenkosten** (Auslagenersatz, z. B. Telefon- und Portokosten) und
+  **Fahrtkostenvergütungen** (öffentliche Verkehrsmittel, → lb-rei-05;
+  Kilometergelder, → lb-rei-06).
+- **Arbeitsrechtlicher Anspruch:** Ausgangspunkt ist § 1014 ABGB
+  (Ersatz der im Arbeitgeberinteresse getätigten Aufwendungen); die
+  Bestimmung ist **dispositiv**. Die konkrete Höhe ergibt sich idR aus
+  dem Kollektivvertrag, einer Betriebsvereinbarung (§ 97 Abs 1 Z 12
+  ArbVG), dem Einzeldienstvertrag oder durch Betriebsübung.
+- **Abgeltungswege:**
+  - **Einzelabrechnung:** belegmäßig nachgewiesene Reisekosten oder
+    pauschale Tag-/Nächtigungsgelder bzw. Kilometergelder auf Basis
+    einer Reisekostenaufzeichnung. Nur so ist eine **abgabenfreie**
+    Abrechnung nach § 26 Z 4 EStG bzw. § 3 Abs 1 Z 16b EStG möglich
+    (→ lb-rei-01, lb-rei-02); abgabenfrei heißt hier zugleich
+    **lohnnebenkostenfrei** — keine SV-Beiträge, keine Beiträge nach
+    dem BMSVG.
+  - **Pauschal-Vereinbarung** (z. B. € 1.000,– pro Monat): der
+    Pauschalbetrag ist **zur Gänze** lohnsteuer-, sozialversicherungs-
+    und lohnnebenkostenpflichtig; abgabenfrei ist nur, was durch eine
+    ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung samt Belegen belegt wird
+    (zeitlich befristete Abrechnung nach § 26 Z 4 EStG). Ohne Abrechnung
+    bleiben nur Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung.
+  - **All-In-Vereinbarung**, die auch Reisekosten abgilt: in der
+    Gehaltsverrechnung können **keine** abgabenfreien
+    Reisekostenvergütungen berücksichtigt werden; der Arbeitnehmer
+    kann Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend
+    machen.
+- **Deckungsprüfung:** Bei Pauschalbeträgen und All-In-Vereinbarungen
+  hat der Arbeitgeber **jährlich** zu prüfen, ob die aus einer
+  Einzelabrechnung zustehenden Ansprüche im Pauschalbetrag bzw. in der
+  Überzahlung Deckung finden; andernfalls ist die Differenz
+  nachzuzahlen.
+- **Abrechnungs-Mechanik in drei Schritten:** (1) arbeitsrechtlichen
+  Anspruch aus der jeweiligen Grundlage (KV, BV, Einzelvertrag,
+  Betriebsübung) ermitteln; (2) den Bruttobetrag abgabenrechtlich
+  beurteilen (EStG, Lohnsteuerrichtlinien 2002 als Auslegungsbehelf,
+  Judikatur); (3) den ermittelten **Nettobetrag** auszahlen.
+
+## Kernwerte & Fristen (Stand 2026-08)
+
+| Wert / Regel | Detail |
+|---|---|
+| Freistellungsnormen | **§ 26 Z 4 EStG** (zeitlich begrenzt, „nicht steuerbar") · **§ 3 Abs 1 Z 16b EStG** (idR zeitlich unbegrenzt, „steuerfrei") |
+| Abgabenfrei = | lohnsteuerfrei **und** lohnnebenkostenfrei: keine SV-Beiträge, keine Beiträge nach dem BMSVG |
+| Rechtsgrundlage arbeitsrechtlich | § 1014 ABGB (dispositiv); Konkretisierung über KV, BV (§ 97 Abs 1 Z 12 ArbVG), Einzelvertrag, Betriebsübung |
+| Pauschalbetrag (Beispiel € 1.000,–/Monat) | zur Gänze lohnsteuer-, SV- und lohnnebenkostenpflichtig; nur belegmäßig abgerechnete Anteile abgabenfrei (§ 26 Z 4 EStG) |
+| All-In inkl. Reisekosten | keine abgabenfreien Reisekostenvergütungen in der Gehaltsverrechnung; Werbungskosten nur in der Arbeitnehmerveranlagung |
+| Deckungsprüfung | jährlich; fehlt Deckung, ist die Differenz nachzuzahlen |
+
+## Rechtsgrundlagen
+
+- **§ 1014 ABGB** — Aufwandersatz dem Grunde nach (ausdrücklich
+  zitiert, dispositiv).
+- **§ 97 Abs 1 Z 12 ArbVG** — Betriebsvereinbarungs-Materie
+  „Verrechnung der Reisekosten und Auslagen".
+- **§ 26 Z 4 EStG** und **§ 3 Abs 1 Z 16b EStG** als
+  Freistellungsnormen; LStR 2002 als Auslegungsbehelf.
+
+## Payroll-Relevanz (Odoo)
+
+- **Zwei getrennte Welten im Abrechnungsmodell:** der
+  arbeitsrechtliche Anspruch (KV-/BV-/einschlägige
+  Einzelvertrags-Sätze) bestimmt den **Soll-Betrag**, die
+  abgabenrechtliche Einordnung (§ 26 Z 4, § 3 Abs 1 Z 16b, sonst
+  laufender Bezug) die **Steuer-/Beitragsbehandlung**. In Odoo 19
+  gehört beides in getrennte Konfigurationsebenen: Entgeltarten für
+  Ansprüche vs. Eingabekategorien/Regeln für die Freistellung; Reise-
+  kosteneingaben laufen über die Spesen-/Reisekostenabrechnung
+  (hr.expense) mit Belegen.
+- **Auszahlung als Nettobetrag:** Reisekostenersätze sind
+  Aufwandersätze, keine Bezüge im engeren Sinn — der Auszahlungs-
+  Betrag entspricht dem ermittelten (abgabenfreien bzw. brutto
+  gerechneten) Nettowert; keine normale Entgeltprogression, soweit
+  die Freistellungsnormen greifen.
+- **Pauschal-/All-In-Kennzeichen** am Arbeitnehmer(-Vertrag) sperren
+  die Freistellungsregeln vollständig oder teilweise und lösen die
+  jährliche Deckungsprüfung als wiederkehrende Aufgabe aus
+  (Abrechnungsperioden-Mechanik, → lb-ent-01).
+- **Satz- und Parameterwerte** (Taggeld, Nächtigungsgeld,
+  Kilometergeld, Auslandssätze) sind versionierte Jahreswerte —
+  Detailbehandlung in den Folge-Briefings lb-rei-01 … lb-rei-08.
+
+## Verweise
+
+- **KB-intern:** lb-rei-01 (Taggeld § 26 Z 4) · lb-rei-02 (Taggeld
+  § 3 Abs 1 Z 16b) · lb-rei-03 (Abrechnungsgrundsätze In-/Ausland) ·
+  lb-rei-04 (Familienheimfahrten) · lb-rei-05 (öffentliche
+  Verkehrsmittel/Jobticket) · lb-rei-06 (Kilometergeld) · lb-rei-07
+  (Überwiegensregel, Entfernungssockel) · lb-rei-08
+  (Nächtigungsgelder) · lb-ent-01 (Abrechnungsperiode für Bezüge).
+- **Projekt:** `personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Bgld.md` (Dienstreisen
+  beim GemBG-Regime: Landesreisegebühren, § 90 sinngemäß LBBG 2001 —
+  Reisekostenabrechnung als Modul-Thema).