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wissensbasis/dokumente/urlaubsaufzeichnungen.md

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+---
+id: lb-url-08
+batch: 7
+title: "Urlaubsaufzeichnungen"
+work: "Lexis Briefings Personalrecht"
+chapter: "Urlaub & Karenzierung"
+topic: urlaub
+author: "Niederfriniger/Radauer"
+stand: 2026-07
+source:
+  pdf: ".lexis360/Lexis360_urlaubsaufzeichnungen.pdf"
+  text: ".lexis360/md/urlaubsaufzeichnungen.md"
+legal_bases: ["UrlG § 8 Abs 1", "UrlG § 8 Abs 2", "UrlG § 13", "ArbVG § 89 Z 1", "BAO § 132 Abs 1", "ZPO § 273 Abs 1", "AZG § 26"]
+tags: [urlaub, urlaubsaufzeichnungen, aufzeichnungspflicht, beweislast, aufbewahrung, personalakt]
+cross_refs: ["lb-url-02", "lb-url-04", "lb-url-09", "lb-url-11", "lb-url-14", "lb-mip-03", "lb-zer-01"]
+---
+
+# Urlaubsaufzeichnungen
+
+*Lexis Briefings Personalrecht, Niederfriniger/Radauer, Stand Juli 2026 (lb-url-08).*
+
+## Zusammenfassung
+
+- **Pflicht:** Der Arbeitgeber hat gem § 8 UrlG Urlaubsaufzeichnungen
+  mit Mindestinhalten zu führen. Zweck: **Beweismittel** bei Streit
+  (ohne Beweislastumkehr — Bestehen des Anspruchs beweist der
+  Arbeitnehmer, den Verbrauch der Arbeitgeber) und
+  **Kontrollinstrument** für Arbeitsinspektorat und Betriebsrat
+  (Einsichtsrecht § 89 Z 1 ArbVG). Der einzelne Arbeitnehmer hat
+  keinen Anspruch auf Übermittlung der Aufzeichnungen.
+- **Kein Anspruchs-Einfluss:** Fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen
+  ändern Urlaubsansprüche nicht; das Gericht kann den Verbrauch nach
+  § 273 Abs 1 ZPO schätzen. Bei Beitragsprüfungen kann die Behörde
+  mangels Nachweis davon ausgehen, dass **gar kein** Urlaub verbraucht
+  wurde → Urlaubsersatzleistung als beitragspflichtiges Entgelt mit
+  hohen Nachforderungen.
+- **Inhalt (§ 8 Abs 1 UrlG):** Eintrittsdatum, angerechnete
+  Vordienstzeiten, Dauer des zustehenden Urlaubs, Zeiten des
+  Urlaubskonsums, Urlaubsentgelt (Höhe und Auszahlungszeitpunkt),
+  allfälliger Umstellungszeitpunkt auf das Kalenderjahr nebst
+  Rechtsgrundlage, Rumpfjahr-Ausmaß und Verbrauchsdaten.
+- **Erfüllung durch andere Unterlagen (§ 8 Abs 2 UrlG):** Die Pflicht
+  ist auch erfüllt, wenn die Daten aus anderen Aufzeichnungen
+  hervorgehen (zB Urlaubsentgelt aus der Lohnabrechnung); denkbar ist
+  eine Kombination mit den Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 26 AZG.
+- **Sanktion & Aufbewahrung:** Nichtführung ist gem § 13 UrlG mit
+  Geldstrafe bis € 218 bedroht; Urlaubsentgelt-Aufzeichnungen (BAO
+  § 132 Abs 1) 7 Jahre, übrige Daten bis Ende des Arbeitsverhältnisses
+  plus 3 Jahre (Verjährungs-/Verfallsfristen).
+
+## Kernwerte & Fristen (Stand 2026-07)
+
+| Wert / Regel | Detail |
+|---|---|
+| Mindestinhalt | Eintrittsdatum, angerechnete Vordienstzeiten, Dauer des zustehenden Urlaubs, Konsumzeiten, Urlaubsentgelt (Höhe + Auszahlungszeitpunkt), Kalenderjahr-Umstellung (Zeitpunkt, Rechtsgrundlage, Rumpfjahr-Ausmaß, Verbrauchsdatum) — § 8 Abs 1 UrlG |
+| Erfüllungsalternative | Daten dürfen aus anderen Aufzeichnungen hervorgehen (§ 8 Abs 2); Kombination mit § 26 AZG-Zeitaufzeichnungen möglich |
+| Beweiswirkung | Beweismittel ohne Beweislastumkehr; Schätzung nach § 273 Abs 1 ZPO bei lückenhaften Aufzeichnungen |
+| Kontrollrechte | Arbeitsinspektorat; Betriebsrat: Einsichtsrecht (§ 89 Z 1 ArbVG); einzelner AN: kein Übermittlungsanspruch |
+| Beitragsprüfung | mangels Aufzeichnung Annahme: kein Urlaub verbraucht → Urlaubsersatzleistung beitragspflichtig → Nachforderungen |
+| Sanktion | Geldstrafe bis **€ 218** (§ 13 UrlG) ⚠ Wert aus dem Briefing; vor Implementierung (Hinweistexte) gegen RIS verifizieren |
+| Aufbewahrung | Urlaubsentgelt: 7 Jahre (§ 132 Abs 1 BAO); übrige Daten: bis Ende des DV + 3 Jahre (Verjährung/Verfall) |
+| Buchhaltung | Aufzeichnungen dienen der Bildung der Urlaubsrückstellung zum Bilanzstichtag |
+
+## Rechtsgrundlagen
+
+- **§ 8 Abs 1, 2 UrlG** — Pflichtinhalt und Erfüllung durch
+  andere Aufzeichnungen; § 8 Abs 1 Z 1 begründet zugleich die
+  Pflicht, nach Vordienstzeiten zu fragen (→ lb-url-04).
+- **§ 13 UrlG** — verwaltungsstrafbare Sanktionierung der
+  Nichtführung (Organstrafe).
+- **§ 89 Z 1 ArbVG** — Einsichtsrecht des Betriebsrats;
+  **§ 273 Abs 1 ZPO** — Schätzung des Urlaubsverbrauchs.
+- **§ 132 Abs 1 BAO** — 7-jährige Aufbewahrung steuerlich relevanter
+  Unterlagen; **§ 26 AZG** — mögliche Kombination mit
+  Arbeitszeitaufzeichnungen (→ lb-zer-01).
+
+## Payroll-Relevanz (Odoo)
+
+- **HR-Datenpunkt Urlaubskonto:** Anspruchssaldo, Verbrauchszeiten,
+  Urlaubsentgelt und Auszahlungszeitpunkte ergeben sich im Idealfall
+  automatisch aus Time-Off + Payslip-Daten (§ 8 Abs 2-Analogie: die
+  Pflicht ist erfüllt, wenn alles aus dem System hervorgeht) — der
+  Urlaubsdatensatz muss die geforderten Felder abdecken,
+  insbesondere angerechnete Vordienstzeiten.
+- **Report-Artefakte:** Urlaubsstand je Stichtag (Rückstellung),
+  Verjährungsgefährdete Resturlaube (→ lb-url-11),
+  Konsumhistorie mit Jahresbezug — Auskunftspflichten des
+  Arbeitgebers beachten (→ lb-mip-03).
+- **Audit-Sicherheit:** Beitragsprüfungs-Szenario (kein Verbrauch
+  nachweisbar → Ersatzleistung) spricht für lückenlose,
+  unveränderbare Historie (Audit-Log) und 7-jährige
+  Belegaufbewahrung der Abrechnungen.
+- Kalenderjahr-Umstellungen (→ lb-url-02) müssen als historische
+  Zustände mit Rechtsgrundlage dokumentiert bleiben.
+
+## Verweise
+
+- **KB-intern:** lb-url-04 (Vordienstzeiten im Pflichtinhalt) ·
+  lb-url-02 (Umstellungsdaten) · lb-url-09 (Ersatzleistung bei
+  Beitragsprüfung) · lb-url-11 (3-Jahres-Aufbewahrung) · lb-url-14
+  (Urlaubsentgelt-Nachweis)
+- **Querbezüge:** lb-mip-03 (Auskunftspflichten des Arbeitgebers) ·
+  lb-zer-01 (Arbeitszeitaufzeichnungspflicht)
+- **Projekt:** `personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Privat.md`
+  (UrlG ✅; Beleg-/Aufbewahrungsthemen Abschnitt 10)