pv-agent/wissensbasis/dokumente/daten_bei_ende_des_arbeitsverhaltnisses.md

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id: lb-mel-01
batch: 8
title: "Daten bei Ende des Arbeitsverhältnisses"
work: "Lexis Briefings Personalrecht"
chapter: "Meldungen & Verpflichtungen"
topic: meldungen-verpflichtungen
author: "Silbernagl"
stand: 2026-08
source:
  pdf: ".lexis360/Lexis360_daten_bei_ende_des_arbeitsverhaltnisses.pdf"
  text: ".lexis360/md/daten_bei_ende_des_arbeitsverhaltnisses.md"
legal_bases: ["DSGVO Art 5 Abs 1", "DSGVO Art 17 Abs 3", "DSGVO Art 82", "GlBG § 15 Abs 1", "GlBG § 29 Abs 1", "BEinstG § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1", "BAO § 132", "BAO § 207", "AZG § 17b", "ASVG § 68", "ASchG § 16", "KJBG § 26", "UGB § 212", "AVRAG § 6 Abs 2", "HinweisgeberInnenschutzgesetz § 8 Abs 11", "ZPO § 304 Abs 1 Z 2", "AngG § 27 Abs 1", "GewO § 82 lit e", "UWG"]
tags: [datenschutz, loeschkonzept, aufbewahrungsfristen, dienstende, email-account, geschaeftsgeheimnisse]
cross_refs: ["lb-bnd-13", "lb-bso-01", "lb-bso-04", "lb-mel-02", "lb-mel-03"]
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# Daten bei Ende des Arbeitsverhältnisses

*Lexis Briefings Personalrecht, Silbernagl, Stand August 2026 (lb-mel-01).*

## Zusammenfassung

- **Kein automatisches Erlöschen der Datenschutz-Pflichten:** Mit dem Ende des
  Arbeitsverhältnisses bleiben die Pflichten zum Umgang, zur Speicherung und zur
  Löschung von Arbeitnehmerdaten bestehen. Angesichts möglicher
  **Schadenersatzansprüche nach Art 82 DSGVO** empfiehlt die Quelle ein
  **Löschkonzept**, das sich an den gesetzlichen Fristen orientiert.
- **Löschung hat Vorrang:** auf Verlangen des Arbeitnehmers und aus dem Gebot der
  **Datenminimierung (Art 5 Abs 1 DSGVO)** — zB wenn die Daten für die Zwecke
  nicht mehr benötigt werden, die Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung
  widersprochen wurde, die Daten einwilligungslos verarbeitet würden oder die
  Löschung zur Erfüllung einer national- oder europarechtlichen Verpflichtung
  notwendig ist.
- **Weiterverarbeitung** nur mit Rechtfertigungsgrund nach **Art 17 Abs 3 DSGVO**
  (Meinungsäußerung, rechtliche Verpflichtung/öffentliches Interesse,
  Gesundheitsbereich, wissenschaftliche/historische/statistische/archivalische
  Zwecke, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).
- **Aufbewahrungsfristen** begrenzen die Löschung: insbesondere BAO
  (Bücher/Belege, absolute Verjährung), SV-rechtliche Unterlagen,
  Arbeitnehmerschutz- und Jugendschutzaufzeichnungen, UGB-Geschäftsbriefe,
  Haftung beim Betriebsübergang sowie Hinweisgeber-Daten (Detailwerte in der
  Tabelle).
- **Verjährung als Löschgrenze:** kurze Verjährung **3 Jahre** (insb Entgelt- und
  Auslagenersatzforderungen der Arbeitnehmer sowie Vorschüsse des Arbeitgebers),
  normale Verjährung **30 Jahre**; auch Bereicherungsansprüche und mit List
  erschlichene Leistungen verjähren erst nach 30 Jahren. Bei der
  **Dienstzeugnis**-Ausgabe sind 30 Jahre unproblematisch, weil die
  Beschäftigungsdauer über den (ordentlich gemeldeten) Versicherungsdatenauszug
  rekonstruierbar ist.
- **Verteidigungsinteressen:** Der Arbeitgeber darf sich durch Löschungen nicht
  seines Verteidigungsrechts in Zivil- oder Strafverfahren berauben; die DSGVO
  soll Vertragspartner nicht in „Beweisnot" versetzen. Ein vertraglicher
  Herausgabeanspruch nach **§ 304 Abs 1 Z 2 ZPO** änderte an den Beweislastregeln
  nichts. Die bisherigen kurzen DSB-Fristen werden in der Quelle als sehr kritisch
  gesehen, da sie teils gegen andere gesetzliche Pflichten verstoßen ⚠.
- **Klagbarer Löschungsanspruch:** Ein Löschungsanspruch nach der DSGVO ist vor
  den Zivilgerichten durchsetzbar; spätestens nach Übermittlung der Daten an
  Gericht/Behörde kann gleichwohl Löschung geboten sein (in der Quelle genannte
  Judikatur: 6 Ob 131/18k).
- **E-Mail-Accounts:** Bei ausschließlich betrieblichem Account hat der
  Arbeitgeber vollen Zugriff und Löschungsbefugnis (bei Betriebs- oder
  Einzelvereinbarung), private Daten sind zu anonymisieren; bei betrieblichem
  Account mit Privatnutzung sind klare Grenzen zu vereinbaren. Privatnachrichten
  darf der Arbeitgeber nicht lesen; ein gänzliches Privatnutzungsverbot ist
  unzulässig. Überwachung nur über **Kontrollverdichtung** anlassbezogen, keine
  voraussetzungslose Gesamtüberwachung. Praxisweg: private E-Mails für den
  Arbeitnehmer speichern lassen, auf Verlangen „automatic reply" über das
  Ausscheiden einrichten.
- **Nachwirkende Geheimhaltung:** Gesetzliche und vertragliche
  Verschwiegenheitspflichten laufen grundsätzlich mit dem Arbeitsverhältnis aus;
  über das Ende hinaus gilt nur, was per **Geheimhaltungsvereinbarung**
  vereinbart wurde — bewusst empfohlen auch als Klausel in einer einvernehmlichen
  Auflösung (→ lb-bnd-13). Verstöße während des aufrechten Verhältnisses können
  eine **Entlassung** rechtfertigen (§ 27 Abs 1 AngG, § 82 lit e GewO — Quelle
  zitiert „GewO 1859"); zusätzlich drohen straf- und schadenersatzrechtliche
  Folgen nach dem **UWG**. Organisatorisch ist sicherzustellen, dass
  ausgeschiedene Arbeitnehmer auf digitale Arbeitsmittel (zB Kundendateien)
  keinen Zugriff mehr haben (in der Quelle zitiert: OGH 4 Ob 195/24s).

## Kernwerte & Fristen (Stand 2026-08)

| Wert / Regel | Detail |
|---|---|
| GlBG/BEinstG-Klagsfrist | **6 Monate** (§ 15 Abs 1 GlBG bzw § 29 Abs 1 GlBG oder § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG); für Belästigungsansprüche **1 Jahr**, für Ersatz wegen diskriminierender Schlechterstellung beim Entgelt, bei freiwilligen Sozialleistungen, Schulungs-/Weiterbildungsmaßnahmen und sonstigen Arbeitsbedingungen **3 Jahre** (Stand 2026-08) ✅ |
| Steuerliche Aufbewahrung | Bücher, Aufzeichnungen, Belege, Geschäftspapiere im Original **7 Jahre** (§ 132 BAO); absolute Verjährung der Steuer nach **10 Jahren** (§ 207 BAO) (Stand 2026-08) ✅ |
| Lenkzeitaufzeichnungen | **2 Jahre** aufzubewahren (§ 17b AZG) (Stand 2026-08) ✅ |
| SV-Unterlagen | **5 Jahre ab Fälligkeit** empfohlen; Verjährungsfrist bei schuldhafter Meldepflichtverletzung **5 Jahre** (§ 68 ASVG) (Stand 2026-08) ✅ |
| Arbeitsunfall-Aufzeichnungen | Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle **5 Jahre** (§ 16 ASchG) (Stand 2026-08) ✅ |
| Jugendlichenverzeichnis | **2 Jahre** aufzubewahren (§ 26 KJBG) (Stand 2026-08) ✅ |
| Geschäftsbriefe | im geordneten Zustand **7 Jahre** aufzubewahren, im Fall eines behördlichen Verfahrens darüber hinaus (§ 212 UGB) (Stand 2026-08) ✅ |
| Haftung bei Betriebsübergang | für Abfertigungsansprüche und Betriebspensionen **5 Jahre** (§ 6 Abs 2 AVRAG) (Stand 2026-08) ✅ |
| Hinweis-Bearbeitung | personenbezogene Daten für die Bearbeitung eines Hinweises **5 Jahre** aufzubewahren (§ 8 Abs 11 HinweisgeberInnenschutzgesetz) (Stand 2026-08) ✅ |
| Zivilrechtliche Verjährung | kurze Verjährung **3 Jahre** (Entgelt, Auslagenersatz, Arbeitgeber-Vorschüsse); normale/lange Verjährung **30 Jahre**; Bereicherungsrecht bzw mit List erschlichene Leistungen **30 Jahre** (Stand 2026-08) ✅ |
| Dienstzeugnis | 30 Jahre Aufbewahrung unproblematisch — Rekonstruktion der Beschäftigungsdauer über den ordentlich gemeldeten Versicherungsdatenauszug (Stand 2026-08) ✅ |
| Löschkonzept | an gesetzlichen Fristen orientiert; DSB-Entscheidungen zu Aufbewahrungspflichten iSd DSGVO liegen laut Quelle noch nicht vor; bisherige kurze DSB-Fristen sehr kritisch ⚠ (Stand 2026-08) |
| E-Mail-Account (ausschließlich betrieblich) | voller Zugriff und Löschungsbefugnis bei Betriebs-/Einzelvereinbarung; Anonymisierung privater Daten erforderlich (Stand 2026-08) ✅ |
| E-Mail-Account (mit Privatnutzung) | Vorgehensweise wie beim betrieblichen Account; Privatnutzung mit klaren, zulässigen Grenzen vereinbaren; Anlassüberwachung über Kontrollverdichtung (Stand 2026-08) ✅ |

## Rechtsgrundlagen

- **Art 5 Abs 1 DSGVO** (Datenminimierung), **Art 17 Abs 3 DSGVO**
  (Rechtfertigungsgründe für Weiterverarbeitung trotz Löschungsanspruchs),
  **Art 82 DSGVO** (Schadenersatz) — ausdrücklich zitiert ✅
- **§ 15 Abs 1 GlBG, § 29 Abs 1 GlBG, § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG**
  (Klagsfristen) — zitiert ✅
- **§ 132 BAO** (7 Jahre Aufbewahrung) und **§ 207 BAO** (10 Jahre absolute
  Verjährung) — zitiert ✅
- **§ 17b AZG** (Lenkzeitaufzeichnungen), **§ 68 ASVG** (SV-Unterlagen),
  **§ 16 ASchG** (Arbeitsunfall-Aufzeichnungen), **§ 26 KJBG**
  (Jugendlichenverzeichnis) — zitiert ✅
- **§ 212 UGB** (Geschäftsbriefe), **§ 6 Abs 2 AVRAG** (Haftung Betriebsübergang),
  **§ 8 Abs 11 HinweisgeberInnenschutzgesetz** (Hinweis-Daten) — zitiert ✅
- **§ 304 Abs 1 Z 2 ZPO** (vertraglicher Herausgabeanspruch) — zitiert ✅
- **§ 27 Abs 1 AngG** und **§ 82 lit e GewO** (Entlassungsgründe; Quelle nennt
  die GewO mit Jahrgang „1859") — zitiert ✅
- **UWG** (straf- und schadenersatzrechtliche Folgen von
  Verschwiegenheitsverstößen) — genannt, ohne §-Angabe ✅
- Quelle zitiert OGH 6 Ob 131/18k (Löschungsanspruch vor Zivilgerichten) und
  OGH 4 Ob 195/24s (Zugriff ausgeschiedener Arbeitnehmer auf digitale
  Arbeitsmittel) ✅

## Payroll-Relevanz (Odoo)

- **Aufbewahrungs-/Löschfristen im Datenmodell:** je Datentyp konfigurierbare
  Retention führen (Lohnkonto/Belege 7 Jahre BAO, SV-Unterlagen 5 Jahre,
  Arbeitsunfall 5 Jahre, Zeiterfassung/Lenkzeit 2 Jahre) — als Felder/Regeln am
  Mitarbeiter- und Abrechnungsdatensatz, nicht als Hardcode; Löschkonzept als
  periodischer Job andenkbar (Hinweis, keine Spec).
- **Offboarding-Workflow:** Schlussabrechnung, Abmeldung zum Ende (→ lb-bso-01)
  und datenschutzseitige Nachverwaltung (Löschanträge, Evidenzhaltung,
  Account-Deprovisioning, „automatic reply") als Checkliste im Beendigungsprozess
  (`hr.contract`-Statusübergänge).
- **E-Mail-/IT-Konten:** Deaktivierung von Zugriffen (Systemrechte, mobile
  Geräte) mit dokumentiertem Zeitpunkt; Geheimhaltungsvereinbarung als
  Dokumenttyp am Vertrag (`hr.contract`/Dokumentenablage).
- **Beweissicherung:** Abrechnungsunterlagen innerhalb der
  Verjährungs-/Aufbewahrungsfristen auch nach Beendigung abfragbar halten;
  Export-/Archivfunktion für ausgeschiedene Mitarbeiter ohne aktive Konten.
- **Kein SV-/Lohnsteuer-Spezifikum** im Sinne von Beitragsparametern; das
  Briefing regelt die datenschutzrechtliche Nachphase der Beendigung.

## Verweise

- **KB-intern:** lb-bnd-13 (Einvernehmliche Lösung — Aufnahme einer
  Geheimhaltungsklausel) · lb-bso-01 (Abmeldung Sozialversicherung) ·
  lb-bso-04 (Dienstzeugnis) · lb-mel-02 (Daten im Arbeitsverhältnis) ·
  lb-mel-03 (Daten im Bewerbungsverfahren)
- **Projekt:** `personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Privat.md` (DSGVO-/BSchG-Umfeld,
  Aufbewahrungspraxis)
- *Hinweis:* Der Quellverweis „Geheimhaltung im Dienstverhältnis" ist im
  KB-Bestand nicht als eigenes Briefing vorhanden — Stelle bleibt als
  unvollständige Verweisstelle der Quelle dokumentiert ⚠.