pv-agent/wissensbasis/dokumente/daten_im_bewerbungsverfahren.md

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id: lb-mel-03
batch: 8
title: "Daten im Bewerbungsverfahren"
work: "Lexis Briefings Personalrecht"
chapter: "Meldungen & Verpflichtungen"
topic: meldungen-verpflichtungen
author: "Silbernagl"
stand: 2026-08
source:
  pdf: ".lexis360/Lexis360_daten_im_bewerbungsverfahren.pdf"
  text: ".lexis360/md/daten_im_bewerbungsverfahren.md"
legal_bases: ["DSGVO Art 9", "DSGVO Art 10", "GlBG", "AngG § 18", "ABGB § 1157", "Datenschutzkonvention des Europarates Art 6", "ZPO"]
tags: [bewerberdaten, datenschutz, fragerechte, background-check, aufbewahrungsfristen, diskriminierungsschutz]
cross_refs: ["lb-glb-02", "lb-mel-01", "lb-mel-02", "lb-pfa-01"]
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# Daten im Bewerbungsverfahren

*Lexis Briefings Personalrecht, Silbernagl, Stand August 2026 (lb-mel-03).*

## Zusammenfassung

- **Bewerberdaten sind personenbezogene Daten** und unterliegen — ob
  Initiativbewerbung oder Reaktion auf eine Ausschreibung — der DSGVO.
  Rechtsfertigungsgrund ist vornehmlich die **Erfüllung (vor-)vertraglicher
  Verpflichtungen**; die Bewerbung zielt auf den (Arbeits-)Vertragsabschluss.
  Kommt keine Zusammenarbeit zustande, entfällt das Interesse des Bewerbers an
  der Datenübermittlung.
- **Aufbewahrung nach Abschluss:** Für die **Verjährungsfrist (3 Jahre)** und
  die Zustellungs-/Einspruchsfristen nach der **ZPO** (voraussichtlich
  **2 Monate**) ist die Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen aus rechtlichem
  Interesse zuzugestehen. Die **DSB** gestattet eine Speicherdauer abgelehnter
  Bewerberdaten von **6 Monaten** (zitiert: DSB-D123.085/0003-DSB/2018); die
  Quelle hält diese Frist für sehr kurz, weil sie zivilgesetzliche
  Verjährungen, steuer- und unternehmensrechtliche Nachweisfristen ignoriere —
  sie könne nur greifen, wenn tatsächlich keine weiteren Ansprüche des
  Bewerbers zu erwarten sind. ⚠ Innerhalb desselben Briefings wird die
  DSB-Frist später einmal als „sieben Monate" bezeichnet — Widerspruch in der
  Quelle, vermutlich Tippfehler; als DSB-Wert gilt die 6-Monats-Frist laut
  zitierter Entscheidung (Stand 2026-08).
- **Background-Checks** sind eine Verarbeitung personenbezogener Daten;
  Rechtfertigungsgrund: **berechtigte Interessen und Sorgfaltspflichten** des
  Arbeitgebers, soweit Bewerberinteressen (Privatsphäre) nicht überwiegen. Die
  bloße öffentliche Auffindbarkeit im Internet rechtfertigt die Verarbeitung
  nicht; der Umgang mit beruflichen Selbstauskünften auf Plattformen ist
  noch nicht abschließend geklärt, eher zulässig. Der Bewerber ist über solche
  Recherchen zu informieren; bei dritten Dienstleistern
  (Recruiting/E-Recruiting/Video-Recruiting) gelten die Regeln über
  **Auftragsverarbeiter**.
- **Fragerechte:** Aus Privatautonomie besteht kein Kontrahierungszwang —
  Vertragsparteien wählen, mit wem sie abschließen (anders bei dienstrechtlich
  öffentlich-rechtlichen Verträgen wegen Fiskalgeltung der Grundrechte).
  Grenzen des Fragerechts: Persönlichkeitsschutz, **Diskriminierungsschutz** und
  Schutzgesetze (zB Mutterschutz). Unzulässige Fragen müssen nicht beantwortet
  werden; falsche Beantwortung ist kein Nichtigkeitsgrund und kein
  Entlassungsgrund.
- **Unzulässige Fragestellungen** (beispielhaft): Schwangerschaft und
  Familienplanung; Vermögensverhältnisse (auch bzgl **Lohnpfändung** —
  berechtigtes Interesse nach hM erst nach Vertragsabschluss); Vorstrafen,
  sofern nicht einschlägig für den Tätigkeitsbereich (zB Vermögensdelikte bei
  Treuhändern/mit Fremdgeld betrauten Arbeitnehmern); Auskünfte über
  gerichtliche Verfahren betreffen **Art 10 DSGVO**, den Strafregisterauszug
  kann nur der Bewerber selbst beibringen und die Einsichtnahme bedarf einer
  speziellen Rechtfertigung; Hobbys/Nebentätigkeiten/Ehrenämter nur bei
  Berufsbezug; **Gesundheitszustand** (sensible Daten nach **Art 9 DSGVO**):
  während des Arbeitsverhältnisses nur die Ursache der Arbeitsunfähigkeit
  (Krankheit, Berufskrankheit, Arbeitsunfall) erfragbar, bei der Bewerbung nur
  bei Anstellungs-/Gesetzesrelevanz (im Gesundheitswesen sogar Erfragungspflicht
  zB Tuberkulose/ansteckende Krankheiten); Impfstatus nur erfragbar (keine
  durchsetzbare Impfpflicht), arbeitsvertragliche Sanktionen wegen des
  Impfstatus kritisch; AMS-Rückmeldung über Gesundheitsauskünfte als mögliche
  **Vereitelungshandlung** mit Sperrfolge für das Arbeitslosengeld;
  Krankenstandszeiten (auch im Sozialversicherungsdatenauszug) sensible Daten;
  Rauchereigenschaft (auf Arbeitsplätzen ohnehin Rauchverbot);
  Genanalysen/Körpersubstanzen (Abfrage- und Verwertungsverbot ohne
  ausdrückliche Vereinbarung); Auskünfte ehemaliger Arbeitgeber nur im Rahmen
  der nachvertraglichen Fürsorgepflicht (**§ 18 AngG, § 1157 ABGB**), mit
  Mitteilung an den Bewerber.
- **Selbstauskünfte des Bewerbers** dürfen zur Kenntnis genommen und verarbeitet
  werden; besonders sensible Daten ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis dürfen
  nicht verarbeitet werden.
- **Nach Ende des Bewerbungsprozesses** (ohne begründetes Arbeitsverhältnis):
  Unterlagen und personenbezogene Daten sind zu **löschen**, außer der Bewerber
  stimmt einer **Evidenzhaltung** ausdrücklich zu (empfohlen: ausdrückliche
  Zustimmung einholen; Widerruf macht die Verarbeitung bis dahin nicht
  unrechtmäßig). Zu beachten: Unkosten des Bewerbungsverfahrens **3 Jahre**,
  Diskriminierungsklagen nach dem **GlBG 6 Monate**; bei Kostenersatz für die
  Teilnahme am Bewerbungsgespräch gelten die **steuerlichen
  Aufbewahrungsfristen (7 Jahre)**. Die anderen Fristen neben der 6-Monats-Frist
  wurden von der DSB bislang unbeachtet gelassen — rechtliche Lücke bei der
  Beweisaufbewahrung ⚠.
- **Kein Auskunftsanspruch über Einstellungskriterien:** Abgelehnten Bewerbern,
  die die Voraussetzungen erfüllen, gewährt die DSGVO keinen Anspruch darauf zu
  erfahren, wer stattdessen aufgrund welcher Kriterien eingestellt wurde
  (zitiert: EuGH 19. 4. 2012, C-415/10, Rs Meister).

## Kernwerte & Fristen (Stand 2026-08)

| Wert / Regel | Detail |
|---|---|
| DSB-Speicherdauer abgelehnter Bewerberdaten | **6 Monate** (DSB-D123.085/0003-DSB/2018); spätere Passage im selben Briefing nennt „sieben Monate" — innerer Widerspruch der Quelle ⚠ (Stand 2026-08) |
| Zivilrechtliche Verjährung | Bewerbungsunterlagen aus rechtlichem Interesse **3 Jahre** aufbewahren (Unkosten-/Ersatzansprüche) (Stand 2026-08) ✅ |
| ZPO-Fristen | Zustellungs- und Einspruchsfristen voraussichtlich **2 Monate** (Stand 2026-08) ✅ |
| GlBG-Diskriminierung | Geltendmachung von Diskriminierungen **6 Monate** zu beachten (Stand 2026-08) ✅ |
| Steuerliche Aufbewahrung | Kostenersatz Bewerbungsgespräch: Aufbewahrungsfristen **7 Jahre** (Stand 2026-08) ✅ |
| Strafregisterauszug | nur vom Bewerber selbst beibringbar; Einsichtnahme des AG nur mit spezieller Rechtfertigung (Art 10 DSGVO-Kontext) (Stand 2026-08) ✅ |
| Gesundheitsfragen | nur bei Bedeutung für die Anstellung/Gesetzesrelevanz; im aufrechten AV nur Ursache der Arbeitsunfähigkeit erfragbar; sensible Daten Art 9 DSGVO (Stand 2026-08) ✅ |
| Nachprozess | Löschung ohne Evidenz-Zustimmung; Evidenzhaltung nur mit ausdrücklicher Zustimmung (jederzeit widerruflich) (Stand 2026-08) ✅ |

## Rechtsgrundlagen

- **Art 9 DSGVO** (besondere Kategorien: Gesundheitsdaten, Biometrik,
  Genetik, sexuelle Orientierung uam) und **Art 10 DSGVO** (Auskünfte über
  gerichtliche Verfahren/strafrechtliche Verurteilungen) — ausdrücklich
  zitiert ✅
- **GlBG** (Diskriminierungsschutz im Bewerbungsverfahren) — genannt, ohne
  §-Angabe ✅
- **§ 18 AngG, § 1157 ABGB** (nachvertragliche Fürsorgepflicht ehemaliger
  Arbeitgeber) — zitiert ✅
- **ZPO** (Zustellungs-/Einspruchsfristen) — ohne §-Angabe genannt ✅
- **Art 6 Datenschutzkonvention des Europarates** (in Fußnote 9 zum
  Verarbeitungsverbot sensibler Daten) — zitiert ✅
- Quelle zitiert DSB-D123.085/0003-DSB/2018 und EuGH C-415/10 (Rs Meister) ✅

## Payroll-Relevanz (Odoo)

- **Bewerber-Lebenszyklus:** Odoo-Recruiting-Datensätze (hr.applicant) mit
  definierten Lösch-/Evidenzfristen versehen — 6-Monats-DSB-Regel als
  Standardlöschung, 3-Jahres-Verjährung als Aufbewahrungsbegründung dokumentiert
  führen (Hinweis, keine Spec).
- **Evidenzhaltung:** ausdrückliche, datierte Einwilligung des Bewerbers als
  Feld/Dokument am Applicant; Widerruf muss Verarbeitung stoppen.
- **Fragenkataloge:** Bewerbungsfragebögen (Interview-Fragen in Odoo) am
  Fragerechts-Kataster spiegeln — keine Fragen zu Schwangerschaft, Vermögen,
  Gesundheit, Vorstrafen ohne einschlägige Rechtfertigung (Art 9/Art 10
  DSGVO-Kontext, GlBG-Risiko).
- **Onboarding-Übergang:** Applicant→Employee-Konvertierung als
  Zweckwechsel verstehen: neue Rechtsgrundlage (Vertragserfüllung) dokumentieren;
  nicht übernommene Daten löschen.
- **Schnittstelle Lohnverrechnung:** Anreisekosten-Erstattung für Bewerber
  (Kostenersatz Bewerbungsgespräch) unterliegt den 7-Jahres-Aufbewahrungsfristen —
  Belegkategorie im Rechnungswesen berücksichtigen.

## Verweise

- **KB-intern:** lb-glb-02 (Diskriminierung — unzulässige Fragen und
  GlBG-Schutz) · lb-mel-01 (Daten bei Ende des Arbeitsverhältnisses) ·
  lb-mel-02 (Daten im Arbeitsverhältnis) · lb-pfa-01 (Einlangen einer
  Lohnpfändung — Kontext der unzulässigen Vermögensfragen)
- **Projekt:** `personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Privat.md`
  (Bewerberdaten-/GlBG-Umfeld)
- *Hinweis:* Der Quellverweis „Muster – Einzelvereinbarung über einen
  Backgroundcheck" ist im Export als unvollständige Verweisstelle (Musterverweis)
  übernommen — nicht rekonstruierbar.