pv-agent/wissensbasis/dokumente/reisekosten_und_reiseaufwandsentschadigung_ubersic.md

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id: lb-rei-09
batch: 3
title: "Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung - Übersicht"
work: "Lexis Briefings Personalrecht"
chapter: "Entgelt: Anspruch & Abrechnung"
topic: reisekosten
author: "Winkler/Patka"
stand: 2026-08
source:
  pdf: ".lexis360/Lexis360_reisekosten_und_reiseaufwandsentschadigung_ubersic.pdf"
  text: ".lexis360/md/reisekosten_und_reiseaufwandsentschadigung_ubersic.md"
legal_bases: ["ABGB § 1014", "ArbVG § 97 Abs 1 Z 12", "EStG § 26 Z 4", "EStG § 3 Abs 1 Z 16b"]
tags: [reisekosten, reiseaufwandsentschadigung, aufwandersatz, taggeld, nachtigungsgeld, dienstreise]
cross_refs: ["lb-rei-01", "lb-rei-02", "lb-rei-03", "lb-rei-04", "lb-rei-05", "lb-rei-06", "lb-rei-07", "lb-rei-08", "lb-ent-01"]
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# Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigung – Übersicht

*Lexis Briefings Personalrecht, Winkler/Patka, Stand August 2026 (lb-rei-09).*

## Zusammenfassung

- **Begriff:** Reisekosten- und Reiseaufwandsentschädigungen sind
  Vergütungen des Arbeitgebers, die dem Arbeitnehmer die anlässlich
  einer **Dienstreise** entstandenen Aufwendungen ersetzen. Dazu
  zählen das Briefing: **Taggelder** (Verpflegungsmehraufwand),
  **Nächtigungsgelder** (Nächtigungsmehraufwand, → lb-rei-08), Ersatz
  der **tatsächlichen Nächtigungskosten** (Hotelrechnungen), Ersatz von
  **Nebenkosten** (Auslagenersatz, z. B. Telefon- und Portokosten) und
  **Fahrtkostenvergütungen** (öffentliche Verkehrsmittel, → lb-rei-05;
  Kilometergelder, → lb-rei-06).
- **Arbeitsrechtlicher Anspruch:** Ausgangspunkt ist § 1014 ABGB
  (Ersatz der im Arbeitgeberinteresse getätigten Aufwendungen); die
  Bestimmung ist **dispositiv**. Die konkrete Höhe ergibt sich idR aus
  dem Kollektivvertrag, einer Betriebsvereinbarung (§ 97 Abs 1 Z 12
  ArbVG), dem Einzeldienstvertrag oder durch Betriebsübung.
- **Abgeltungswege:**
  - **Einzelabrechnung:** belegmäßig nachgewiesene Reisekosten oder
    pauschale Tag-/Nächtigungsgelder bzw. Kilometergelder auf Basis
    einer Reisekostenaufzeichnung. Nur so ist eine **abgabenfreie**
    Abrechnung nach § 26 Z 4 EStG bzw. § 3 Abs 1 Z 16b EStG möglich
    (→ lb-rei-01, lb-rei-02); abgabenfrei heißt hier zugleich
    **lohnnebenkostenfrei** — keine SV-Beiträge, keine Beiträge nach
    dem BMSVG.
  - **Pauschal-Vereinbarung** (z. B. € 1.000,– pro Monat): der
    Pauschalbetrag ist **zur Gänze** lohnsteuer-, sozialversicherungs-
    und lohnnebenkostenpflichtig; abgabenfrei ist nur, was durch eine
    ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung samt Belegen belegt wird
    (zeitlich befristete Abrechnung nach § 26 Z 4 EStG). Ohne Abrechnung
    bleiben nur Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung.
  - **All-In-Vereinbarung**, die auch Reisekosten abgilt: in der
    Gehaltsverrechnung können **keine** abgabenfreien
    Reisekostenvergütungen berücksichtigt werden; der Arbeitnehmer
    kann Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend
    machen.
- **Deckungsprüfung:** Bei Pauschalbeträgen und All-In-Vereinbarungen
  hat der Arbeitgeber **jährlich** zu prüfen, ob die aus einer
  Einzelabrechnung zustehenden Ansprüche im Pauschalbetrag bzw. in der
  Überzahlung Deckung finden; andernfalls ist die Differenz
  nachzuzahlen.
- **Abrechnungs-Mechanik in drei Schritten:** (1) arbeitsrechtlichen
  Anspruch aus der jeweiligen Grundlage (KV, BV, Einzelvertrag,
  Betriebsübung) ermitteln; (2) den Bruttobetrag abgabenrechtlich
  beurteilen (EStG, Lohnsteuerrichtlinien 2002 als Auslegungsbehelf,
  Judikatur); (3) den ermittelten **Nettobetrag** auszahlen.

## Kernwerte & Fristen (Stand 2026-08)

| Wert / Regel | Detail |
|---|---|
| Freistellungsnormen | **§ 26 Z 4 EStG** (zeitlich begrenzt, „nicht steuerbar") · **§ 3 Abs 1 Z 16b EStG** (idR zeitlich unbegrenzt, „steuerfrei") |
| Abgabenfrei = | lohnsteuerfrei **und** lohnnebenkostenfrei: keine SV-Beiträge, keine Beiträge nach dem BMSVG |
| Rechtsgrundlage arbeitsrechtlich | § 1014 ABGB (dispositiv); Konkretisierung über KV, BV (§ 97 Abs 1 Z 12 ArbVG), Einzelvertrag, Betriebsübung |
| Pauschalbetrag (Beispiel € 1.000,–/Monat) | zur Gänze lohnsteuer-, SV- und lohnnebenkostenpflichtig; nur belegmäßig abgerechnete Anteile abgabenfrei (§ 26 Z 4 EStG) |
| All-In inkl. Reisekosten | keine abgabenfreien Reisekostenvergütungen in der Gehaltsverrechnung; Werbungskosten nur in der Arbeitnehmerveranlagung |
| Deckungsprüfung | jährlich; fehlt Deckung, ist die Differenz nachzuzahlen |

## Rechtsgrundlagen

- **§ 1014 ABGB** — Aufwandersatz dem Grunde nach (ausdrücklich
  zitiert, dispositiv).
- **§ 97 Abs 1 Z 12 ArbVG** — Betriebsvereinbarungs-Materie
  „Verrechnung der Reisekosten und Auslagen".
- **§ 26 Z 4 EStG** und **§ 3 Abs 1 Z 16b EStG** als
  Freistellungsnormen; LStR 2002 als Auslegungsbehelf.

## Payroll-Relevanz (Odoo)

- **Zwei getrennte Welten im Abrechnungsmodell:** der
  arbeitsrechtliche Anspruch (KV-/BV-/einschlägige
  Einzelvertrags-Sätze) bestimmt den **Soll-Betrag**, die
  abgabenrechtliche Einordnung (§ 26 Z 4, § 3 Abs 1 Z 16b, sonst
  laufender Bezug) die **Steuer-/Beitragsbehandlung**. In Odoo 19
  gehört beides in getrennte Konfigurationsebenen: Entgeltarten für
  Ansprüche vs. Eingabekategorien/Regeln für die Freistellung; Reise-
  kosteneingaben laufen über die Spesen-/Reisekostenabrechnung
  (hr.expense) mit Belegen.
- **Auszahlung als Nettobetrag:** Reisekostenersätze sind
  Aufwandersätze, keine Bezüge im engeren Sinn — der Auszahlungs-
  Betrag entspricht dem ermittelten (abgabenfreien bzw. brutto
  gerechneten) Nettowert; keine normale Entgeltprogression, soweit
  die Freistellungsnormen greifen.
- **Pauschal-/All-In-Kennzeichen** am Arbeitnehmer(-Vertrag) sperren
  die Freistellungsregeln vollständig oder teilweise und lösen die
  jährliche Deckungsprüfung als wiederkehrende Aufgabe aus
  (Abrechnungsperioden-Mechanik, → lb-ent-01).
- **Satz- und Parameterwerte** (Taggeld, Nächtigungsgeld,
  Kilometergeld, Auslandssätze) sind versionierte Jahreswerte —
  Detailbehandlung in den Folge-Briefings lb-rei-01 … lb-rei-08.

## Verweise

- **KB-intern:** lb-rei-01 (Taggeld § 26 Z 4) · lb-rei-02 (Taggeld
  § 3 Abs 1 Z 16b) · lb-rei-03 (Abrechnungsgrundsätze In-/Ausland) ·
  lb-rei-04 (Familienheimfahrten) · lb-rei-05 (öffentliche
  Verkehrsmittel/Jobticket) · lb-rei-06 (Kilometergeld) · lb-rei-07
  (Überwiegensregel, Entfernungssockel) · lb-rei-08
  (Nächtigungsgelder) · lb-ent-01 (Abrechnungsperiode für Bezüge).
- **Projekt:** `personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Bgld.md` (Dienstreisen
  beim GemBG-Regime: Landesreisegebühren, § 90 sinngemäß LBBG 2001 —
  Reisekostenabrechnung als Modul-Thema).