odoo-at-payroll/personalverrechnung/wissensbasis/dokumente/urlaubsaufzeichnungen.md

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id: lb-url-08
batch: 7
title: "Urlaubsaufzeichnungen"
work: "Lexis Briefings Personalrecht"
chapter: "Urlaub & Karenzierung"
topic: urlaub
author: "Niederfriniger/Radauer"
stand: 2026-07
source:
  pdf: ".lexis360/Lexis360_urlaubsaufzeichnungen.pdf"
  text: ".lexis360/md/urlaubsaufzeichnungen.md"
legal_bases: ["UrlG § 8 Abs 1", "UrlG § 8 Abs 2", "UrlG § 13", "ArbVG § 89 Z 1", "BAO § 132 Abs 1", "ZPO § 273 Abs 1", "AZG § 26"]
tags: [urlaub, urlaubsaufzeichnungen, aufzeichnungspflicht, beweislast, aufbewahrung, personalakt]
cross_refs: ["lb-url-02", "lb-url-04", "lb-url-09", "lb-url-11", "lb-url-14", "lb-mip-03", "lb-zer-01"]
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# Urlaubsaufzeichnungen

*Lexis Briefings Personalrecht, Niederfriniger/Radauer, Stand Juli 2026 (lb-url-08).*

## Zusammenfassung

- **Pflicht:** Der Arbeitgeber hat gem § 8 UrlG Urlaubsaufzeichnungen
  mit Mindestinhalten zu führen. Zweck: **Beweismittel** bei Streit
  (ohne Beweislastumkehr — Bestehen des Anspruchs beweist der
  Arbeitnehmer, den Verbrauch der Arbeitgeber) und
  **Kontrollinstrument** für Arbeitsinspektorat und Betriebsrat
  (Einsichtsrecht § 89 Z 1 ArbVG). Der einzelne Arbeitnehmer hat
  keinen Anspruch auf Übermittlung der Aufzeichnungen.
- **Kein Anspruchs-Einfluss:** Fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen
  ändern Urlaubsansprüche nicht; das Gericht kann den Verbrauch nach
  § 273 Abs 1 ZPO schätzen. Bei Beitragsprüfungen kann die Behörde
  mangels Nachweis davon ausgehen, dass **gar kein** Urlaub verbraucht
  wurde → Urlaubsersatzleistung als beitragspflichtiges Entgelt mit
  hohen Nachforderungen.
- **Inhalt (§ 8 Abs 1 UrlG):** Eintrittsdatum, angerechnete
  Vordienstzeiten, Dauer des zustehenden Urlaubs, Zeiten des
  Urlaubskonsums, Urlaubsentgelt (Höhe und Auszahlungszeitpunkt),
  allfälliger Umstellungszeitpunkt auf das Kalenderjahr nebst
  Rechtsgrundlage, Rumpfjahr-Ausmaß und Verbrauchsdaten.
- **Erfüllung durch andere Unterlagen (§ 8 Abs 2 UrlG):** Die Pflicht
  ist auch erfüllt, wenn die Daten aus anderen Aufzeichnungen
  hervorgehen (zB Urlaubsentgelt aus der Lohnabrechnung); denkbar ist
  eine Kombination mit den Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 26 AZG.
- **Sanktion & Aufbewahrung:** Nichtführung ist gem § 13 UrlG mit
  Geldstrafe bis € 218 bedroht; Urlaubsentgelt-Aufzeichnungen (BAO
  § 132 Abs 1) 7 Jahre, übrige Daten bis Ende des Arbeitsverhältnisses
  plus 3 Jahre (Verjährungs-/Verfallsfristen).

## Kernwerte & Fristen (Stand 2026-07)

| Wert / Regel | Detail |
|---|---|
| Mindestinhalt | Eintrittsdatum, angerechnete Vordienstzeiten, Dauer des zustehenden Urlaubs, Konsumzeiten, Urlaubsentgelt (Höhe + Auszahlungszeitpunkt), Kalenderjahr-Umstellung (Zeitpunkt, Rechtsgrundlage, Rumpfjahr-Ausmaß, Verbrauchsdatum) — § 8 Abs 1 UrlG |
| Erfüllungsalternative | Daten dürfen aus anderen Aufzeichnungen hervorgehen (§ 8 Abs 2); Kombination mit § 26 AZG-Zeitaufzeichnungen möglich |
| Beweiswirkung | Beweismittel ohne Beweislastumkehr; Schätzung nach § 273 Abs 1 ZPO bei lückenhaften Aufzeichnungen |
| Kontrollrechte | Arbeitsinspektorat; Betriebsrat: Einsichtsrecht (§ 89 Z 1 ArbVG); einzelner AN: kein Übermittlungsanspruch |
| Beitragsprüfung | mangels Aufzeichnung Annahme: kein Urlaub verbraucht → Urlaubsersatzleistung beitragspflichtig → Nachforderungen |
| Sanktion | Geldstrafe bis **€ 218** (§ 13 UrlG) ⚠ Wert aus dem Briefing; vor Implementierung (Hinweistexte) gegen RIS verifizieren |
| Aufbewahrung | Urlaubsentgelt: 7 Jahre (§ 132 Abs 1 BAO); übrige Daten: bis Ende des DV + 3 Jahre (Verjährung/Verfall) |
| Buchhaltung | Aufzeichnungen dienen der Bildung der Urlaubsrückstellung zum Bilanzstichtag |

## Rechtsgrundlagen

- **§ 8 Abs 1, 2 UrlG** — Pflichtinhalt und Erfüllung durch
  andere Aufzeichnungen; § 8 Abs 1 Z 1 begründet zugleich die
  Pflicht, nach Vordienstzeiten zu fragen (→ lb-url-04).
- **§ 13 UrlG** — verwaltungsstrafbare Sanktionierung der
  Nichtführung (Organstrafe).
- **§ 89 Z 1 ArbVG** — Einsichtsrecht des Betriebsrats;
  **§ 273 Abs 1 ZPO** — Schätzung des Urlaubsverbrauchs.
- **§ 132 Abs 1 BAO** — 7-jährige Aufbewahrung steuerlich relevanter
  Unterlagen; **§ 26 AZG** — mögliche Kombination mit
  Arbeitszeitaufzeichnungen (→ lb-zer-01).

## Payroll-Relevanz (Odoo)

- **HR-Datenpunkt Urlaubskonto:** Anspruchssaldo, Verbrauchszeiten,
  Urlaubsentgelt und Auszahlungszeitpunkte ergeben sich im Idealfall
  automatisch aus Time-Off + Payslip-Daten (§ 8 Abs 2-Analogie: die
  Pflicht ist erfüllt, wenn alles aus dem System hervorgeht) — der
  Urlaubsdatensatz muss die geforderten Felder abdecken,
  insbesondere angerechnete Vordienstzeiten.
- **Report-Artefakte:** Urlaubsstand je Stichtag (Rückstellung),
  Verjährungsgefährdete Resturlaube (→ lb-url-11),
  Konsumhistorie mit Jahresbezug — Auskunftspflichten des
  Arbeitgebers beachten (→ lb-mip-03).
- **Audit-Sicherheit:** Beitragsprüfungs-Szenario (kein Verbrauch
  nachweisbar → Ersatzleistung) spricht für lückenlose,
  unveränderbare Historie (Audit-Log) und 7-jährige
  Belegaufbewahrung der Abrechnungen.
- Kalenderjahr-Umstellungen (→ lb-url-02) müssen als historische
  Zustände mit Rechtsgrundlage dokumentiert bleiben.

## Verweise

- **KB-intern:** lb-url-04 (Vordienstzeiten im Pflichtinhalt) ·
  lb-url-02 (Umstellungsdaten) · lb-url-09 (Ersatzleistung bei
  Beitragsprüfung) · lb-url-11 (3-Jahres-Aufbewahrung) · lb-url-14
  (Urlaubsentgelt-Nachweis)
- **Querbezüge:** lb-mip-03 (Auskunftspflichten des Arbeitgebers) ·
  lb-zer-01 (Arbeitszeitaufzeichnungspflicht)
- **Projekt:** `personalverrechnung/RECHTSQUELLEN-Privat.md`
  (UrlG ✅; Beleg-/Aufbewahrungsthemen Abschnitt 10)